Toda empresa precisa fazer reuniões, é uma necessidade organizacional. Elas são usadas para discutir a tomada de decisões, para informar os participantes a respeito de fatos importantes sobre a empresa ou estabelecer planejamentos estratégicos. Uma reunião bem feita faz com que todas essas ações sejam bem entendidas, evitando o chamado “rádio corredor”. Reunir a equipe para um encontro sem fim específico, por pura rotina, é perda de tempo e atrapalha a produtividade. Por isso, reuni algumas dicas para tornar as reuniões mais efetivas.
1. Tenha claro o objetivo da reunião e garanta que todos tenham conhecimento dos temas que serão abordados. Isso faz com que as opiniões emitidas sejam mais consistentes e os resultados tendem a ser mais rápidos e eficientes.
2. Tenha uma pauta compatível com os objetivos, sem estender demais os temas. Ao conduzir as discussões, evite que se distanciem desses objetivos.
3. Ao definir o dia e horário da reunião, pense no dia a dia dos participantes e escolha quando irá atrapalhar menos a produção individual e coletiva.
4. Convide para a reunião apenas quem tenha interesse direto nela e possa contribuir efetivamente
5. Um relógio em cima da mesa, com tempo definido para as manifestações em torno de um assunto ajuda as pessoas a serem mais objetivas.
6. Ao participar de uma reunião, tome cuidado para não ser prolixo e evite discussões paralelas, principalmente se não tiverem ver com o objetivo da reunião. Prepare-se bem, conheça a pauta e ao emitir suas opiniões e sugestões, seja claro.
7. Durante a reunião, ouça atentamente e evite interromper quem estiver falando.
8. Lembre que quando a reunião é muito tensa, um momento de descanso, com um cafezinho ou um lanche, ajuda a relaxar e contribui para uma nova etapa de concentração do grupo.
9. Em algumas situações, quando o tempo é curto, uma sugestão extrema é fazer a reunião em pé. Dificilmente ela vai levar mais que meia hora.
10. Faça com que todos entendam a importância dos resultados obtidos com a reunião e onde ela irá levar a empresa e os profissionais.
Seguindo essas sugestões, com certeza suas reuniões terão melhores resultados. Boa sorte!
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