A importância da comunicação nas empresas

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O ato ou efeito de comunicar-se, apesar de elementar, continua sendo um dos principais causadores de problemas nas empresas. Quando falamos em relacionamentos pessoais, as coisas são um pouco mais simples e perdoáveis, mas no ambiente profissional uma falha de comunicação pode por um projeto inteiro, ou mesmo muito dinheiro, a perder.

Aliás, mais do que nunca, quando se fala em desenvolvimento profissional, a boa comunicação está entre os principais ingredientes para uma carreira próspera. Para conduzir bem uma reunião, repassar um projeto, negociar, conversar, debater, dar ideias e feedbacks é essencial expressar-se bem. Não é mais como antigamente, quando se achava que apenas políticos, jornalistas e advogados precisavam expressar suas ideias de forma clara e compreensível aos demais. Mesmo vivendo em uma época em que a tecnologia se faz presente no nosso cotidiano e pode nos auxiliar nestas comunicações (inclusive gramaticalmente), as pessoas continuam cometendo erros e falhas grosseiras – e isso é o que me espanta.

Já vi empresas, em inúmeros processos seletivos, reprovarem candidatos considerados ótimos pelo mercado por estes simplesmente falarem ou escreverem algo errado. Não me refiro somente à ortografia e gramática, mas sim à estruturação de ideias – que em muitas vezes é confusa e ambígua. Nesses casos, essa carência pode, inclusive, ser confundida com incompetência ou falta de potencial. Isso acontece, pois, querendo ou não, a aparência, o comportamento e o que cada um comunica (verbalmente ou não) compõem o cartão de visitas de cada um. Isto está relacionado à credibilidade do profissional. Uma questão de marketing pessoal, como já expliquei em outro artigo.

Além dessas questões individuais, existe ainda o problema de ruídos de comunicação – o famoso telefone sem fio. E a facilidade com que isso pode acontecer é tremenda. Pode ser uma ata de reunião mal feita, informações dadas às pressas, instruções mal explicadas, frases ambíguas em contratos e por aí vai. Um exemplo clássico, principalmente na prestação de serviços, é quando após a reunião com o cliente, o profissional responsável pelo atendimento repassa as necessidades à equipe que irá executar. Se a necessidade não é bem explicada, delimitada e compreendida por todos, o resultado pode não ser eficiente e estará suscetível a falhas durante a sua execução, com chances de comprometer fatalmente o resultado final e o relacionamento com o cliente.

Por isso, a comunicação vem atrelada a outro aspecto importante: a paciência. Sábia a pessoa que disse que "a pressa é inimiga da perfeição". Clichê? Sim, e também corretíssimo. Nem sempre dispomos do tempo que desejamos para nossas reuniões, mas é essencial nos planejarmos e termos mais cautela ao lidarmos com projetos importantes. Por isso, ter agendas de anotações, atas e pautas é importante. Quando isso não é possível, um simples "pode me explicar agora o que eu pedi para você fazer?" irá confirmar se a mensagem foi compreendida completamente pelo interlocutor.

Esta transmissão das mensagens deve ser feita com muito cuidado, e é fácil entender o motivo.  Um comando (aparentemente) simples, mas mal interpretado pode se tornar motivo de uma dor de cabeça bem mais complicada mais tarde. Basta imaginarmos um diretor prolixo, redundante, impreciso. Uma informação mal dada pode ser interpretada de inúmeras maneiras pelos demais abaixo dele, e assim sucessivamente. Isso gera um efeito cascata que a informação, quando chega aos níveis operacionais, pode estar totalmente desfigurada.

É por isso que uma das competências comportamentais mais exigidas atualmente em gestores é a capacidade de relacionar-se e comunicar-se de maneira eficiente com os mais diferentes tipos de pessoas. Isso envolve a habilidade de discursar e explicar, literalmente. Afinal, o gestor é responsável por delegar tarefas, dar feedbacks, apresentar estratégias e metas. Isso significa ser assertivo, objetivo em alguns momentos, delicado em outros e ter a percepção individual dos membros da equipe.

Porém, a forma de comunicar-se com cada indivíduo não tem como ser padronizada. Há profissionais objetivos, que gostam de explicações curtas e claras. Outros são mais detalhistas, preferem entender a fundo o que está sendo falado para então iniciar suas atividades. Há ainda os dispersos, que perdem a atenção com facilidade e é preciso transmitir a mensagem mais de uma vez se for necessário.

Essa capacidade de comunicar-se com eficácia com os mais diversos tipos de pessoas é uma característica rara. Porém, não é um dom. Trabalhar a oratória, a paciência e criar pautas/roteiros antes de comunicar algo importante são os primeiros passos para qualquer profissional tornar-se uma pessoa com excelente habilidade de comunicação.