Esses seis hábitos estão destruindo sua produtividade

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Uma pesquisa realizada por uma empresa dos Estados Unidos revelou que as pessoas gastam 39% do seu tempo, no trabalho, realmente trabalhando. O resto (61%) é dedicado a atividades de outra natureza. Quer dizer: se você está se sentindo improdutivo, você não está sozinho.

Melhorar a produtividade é um desafio para todo mundo. Para quem empreende, é em dobro. Afinal de contas é o seu negócio, e você é a pessoa mais importante do mundo para que ele dê certo.

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Por isso listamos abaixo seis hábitos que podem estar destruindo a sua produtividade. Talvez você ache essa lista óbvia demais. Talvez seja mesmo. Mas a verdade é que o que atrapalha a sua produtividade, normalmente, não são eventos extraordinários, mas pequenas ações do dia a dia.

A lista foi feita com base em artigos de empreendedores publicados em redes especializadas, pesquisas científicas, em vídeos da Endeavor e do Sebrae sobre o tema, e com um pouco do feeling desta repórter que vos escreve.

Confira seis hábitos que estão acabando com a sua produtividade:

1. Checar o celular

Justiça seja feita: os smartphones já te tornaram uma pessoa muito mais produtiva. A praticidade de ter sua agenda, notícias e entretenimento na palma da mão é algo incrível. Mas o celular está, sim, atrapalhando sua produtividade. E você sabe disso.

O motivo é simples: você vai checar o tempo todo se há alguma novidade. Quase nunca há. Quando existe, é provavelmente algo que pode esperar. Se for assim tão urgente, a pessoa vai dar um jeito de te achar (talvez ligando - lembra que os celulares servem também para ligações?).

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O problema é que o celular te leva para um vórtex de distrações. Você está lá, concentrado em uma tarefa difícil, e resolve só olhar as notificações para arejar a cabeça. Quando vê, foram 15 minutos fora do ar. Quando voltar para a sua tarefa difícil, vai se deparar com o mesmo problema, olhar o celular de novo, e assim vai. Num looping eterno.

A solução? Tire as notificações do seu celular. Ou transforme a olhada no celular em uma tarefa.

2. Olhar compulsivamente o email

A lógica é a mesma do celular. Se você checa e-mail por impulso vai ter coisas novas para resolver o tempo todo. O ideal é reservar um tempo para ler seus e-mails. Lembre que isso faz parte do seu trabalho. Até porque muitos emails vão exigir ações para serem respondidos. E se você for organizar suas tarefas diárias pela ordem da sua caixa de entrada, acabou a produtividade.

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3. Fazer listas

Um belo dia você resolver listar tudo que precisa fazer. Aí tem lá, 50 tarefas não resolvidas. No dia seguinte, a lista caiu para 47. Mas você arranjou 20 novas pendengas. Quando você percebe, aquela lista criada para te ajudar a resolver todas as tarefas virou um pesadelo, e você só quer escondê-la da sua frente.

Suas listas podem estar atrapalhando sua produtividade. Primeiro, saiba distinguir tarefas de projetos. "Mandar documentos para o contador" é uma coisa. "Elaborar um modelo de negócios" é outra, bem diferente.

As listas precisam de tarefas reais, que você precisa terminar ao final de um dia ou de uma manhã de trabalho. Aquelas ideias de algo legal para fazer "em breve" ou "no futuro" devem ir para outro espaço, para não atrapalhar o que já está planejado.

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4. Não fazer listas

Faça listas! Não precisa fazer uma to-do list clássica (acabamos de falar que isso tem que ser feito com método), mas não confie puramente na sua memória e no seu feeling para realizar tarefas. Agendas e aplicativos de organização de projetos foram feitos justamente para isso. Você não precisa lembrar tudo que precisa ser feito de memória.

5. O botão “soneca”

Já falamos incontáveis vezes sobre como manter uma rotina de acordar cedo todos os dias pode te ajudar a ser um melhor empreendedor. Em resumo, é o seguinte: faz bem para a saúde, seu corpo se sente melhor e você trabalha mais, e você consegue estabelcer rotinas que incluem saber a hora de trabalhar e a de não trabalhar.

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E é por isso que o botão soneca está te atrapalhando. Se você quer acordar cedo, estabelece uma rotina que torne isso agradável. Despertar antes só te vai fazer ficar mais cansado. E se você sempre acorda "devendo sono", talvez precise planejar melhor sua rotina diária. Claro que é muito fácil dizer isso tudo, na teoria. Mas saiba que é possível, sim, uma pessoa noturna virar alguém que ama manhãs.

6. Reuniões para marcar reuniões

Reuniões inúteis são sangue-sugas da produtividade. É um fenômeno em escala: imagine que 15 pessoas participam de uma reunião inútil que dura uma hora. Nessa brincadeira a empresa perdeu 15 horas de trabalho (quase dois dias úteis). Ou seja: cilada.

Os defensores das reuniões vão dizer que nada substitui o olho no olho. E com razão. Tem vezes que é mais rápido, prático e produtivo chamar todo mundo para uma sala e ouvir o que as pessoas têm à dizer. Mas existem algumas regras para que isto valha à pena.

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A reunião poderia ser um e-mail? Se sim, resolva por e-mail. Ponto final

Não? Então vamos lá. Primeiro, se limite a chamar só quem precisa mesmo participar da reunião. Ampliar a lista só vai causar constrangimentos. Quem for chamado só por educação vai se sentir na obrigação de dar opinião (o que alonga a reunião), e pode passar pelo constrangimento de não ser levado tão a sério.

Por fim, tem a questão do tempo. Nada contra um planejamento estratégico que dure um dia todo. Mas uma reunião de uma hora deve durar uma hora. E que tal reduzir para 45 minutos? Talvez para 30? Uma forma de garantir este tempo é estabelecer pautas. As pessoas devem chegar na reunião já sabendo o que vai ser discutido, para sair dali com algo propositivo.

(As dicas sobre reuniões são de Antonio Carlos Soares, da Runrun.it, no canal da Endeavor, no Youtube).