Uma, duas, três, várias reuniões por dia. Parece até exagero, mas esta é a rotina de muitos profissionais no ambiente de trabalho moderno. Difícil mesmo é encontrar alguém que goste de passar tanto tempo nesses encontros. E não é à toa: embora tenham objetivos importantes, a maioria das reuniões termina como começou, sem um debate real.
Grande parte dos profissionais quer evitar o conflito porque associa o desacordo com ataques pessoais. Na realidade, contudo, é esse tipo de embate que produz as melhores decisões, segundo o professor da Universidade de Berkeley, na Califórnia, Morten Hansen.
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Hansen, que também é membro da Apple University, conduziu um estudo com cerca de 5 mil gerentes e funcionários que resultou no livro “Grande no Trabalho: como os melhores funcionários fazem menos, trabalham melhor e alcançam objetivos maiores”, em tradução livre. Para evitar tanto desperdício de tempo e talento, o professor listou, em artigo para a Harvard Business Review , seis dicas práticas para transformar as reuniões em debates realmente produtivos. Confira:
1. Comece fazendo uma pergunta, mas sem emitir sua opinião
Se você vai liderar uma reunião e quer uma discussão real, comece com uma pergunta. Por quê? Esse comportamento enquadra o problema a ser debatido. Se o problema for muito geral, a discussão fica muito ampla; se for muito estreito, limita demais o debate. Então, gaste um bom tempo pensando na melhor questão para iniciar a reunião.
Em segundo lugar, isso indica que você quer um debate real, e não apenas o apoio de todos para algo que você já decidiu ou concluiu sozinho. Em terceiro lugar, isso convida pessoas com ideias diferentes para falar.
2. Ajude as pessoas tímidas a falarem
Mesmo com boas perguntas, muitas pessoas se abstêm de falar. Alguns são intimidados, particularmente os profissionais novatos. Outros temem o contraponto dos colegas. Alguns não falarão suas verdadeiras opiniões por razões políticas. E as pessoas introvertidas não gostam do desconforto de uma discussão com tom de voz muito elevado. No entanto, muitas dessas pessoas têm contribuições importantes a serem feitas.
A dica de Hansen, neste caso, é convidar esses profissionais para uma conversa antes do início da reunião e dizer que acha importante que eles exponham seus pontos de vista, incentivando-os a vencer o medo e a timidez para compartilhar suas opiniões. Quando você faz as pessoas falarem em reuniões, você se beneficia da sabedoria coletiva do grupo, para que as pessoas possam construir sobre os comentários e ideias uns dos outros.
3. Crie um clima favorável a todos (não deixe que os tubarões dominem)
Crie uma atmosfera de segurança psicológica na qual as pessoas se sintam livres para expressar pensamentos e sentimentos relevantes para o trabalho. De acordo com Hansen, seu estudo mostrou que apenas um quinto dos participantes eram realmente bons em criar um clima favorável ao debate real. Isso significa, entre outras coisas, conduzir a conversa de forma que todos tenham espaço para falar, e não deixar que alguns poucos profissionais tomem conta da discussão e imponham suas ideias.
Uma forma de criar um bom clima é apoiar aqueles que tentam expor suas ideias com seriedade e reprimir aqueles que visivelmente ridicularizam os outros.
4. Explore a visão contrária do problema
Hansen contou que um caso chamou sua atenção enquanto ministrava uma aula: o CEO de uma empresa explicou que muitas vezes ele usava a visão contrária de um problema ou questão para forçar as pessoas a ter argumentos sólidos para os seus pontos de vista. Portanto, se a reunião tratasse de aumentar o preço de um serviço, ele perguntava se eles não deveriam baixar o preço.
5.Não fuja do tema da reunião e explore todas as possibilidades
É muito fácil fugir do tema em uma reunião. Para evitar equívocos no debate, elenque já no início os três pressupostos fundamentais do encontro e preocupe-se em dissecá-los ao máximo junto com a sua equipe. “Vá atrás de pressuposições como um promotor vai atrás de um criminoso: faça um mergulho profundo, ouça outros especialistas para mergulhar profundamente no assunto”, recomenda Hansen. Ao fazer isso, segundo ele, diminuem as chances de chegar a uma decisão que, no futuro, pode se mostrar equivocada.
6. Cultive defensores transparentes e honestos
Você quer que as pessoas proponham ideias e se apaixonem por elas, mas você também quer que elas sejam totalmente honestas sobre os pontos com potencial negativo, certo? O problema, neste caso, é que existe uma tendência natural de as pessoas valorizarem o lado positivo da ideia que defendem e minimizarem (e até omitirem) as informações negativas.
Hansen diz que é possível combater essa tendência forçando as pessoas a mostrar o lado negativo: “Quando você apresentar na reunião amanhã, eu quero ver um slide com os cinco maiores riscos, e vamos passar muito tempo discutindo-os, então esteja preparado”, sugere ele, ou “supondo que sua ideia falhará, quais seriam os principais motivos do fracasso?”.
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