Segundo o IBGE, o valor das passagens aéreas tiveram 56,8% de inflação em 2021, fazendo com que muitas pessoas adiassem ou cancelassem seus compromissos. No entanto, principalmente no ambiente corporativo, adiar viagens nem sempre é uma opção. Então, como fazer para economizar em uma viagem de trabalho?
Essa pergunta ronda muitas empresas que necessitam enviar seus colaboradores para outras cidades, a fim de fechar negócios, conhecer clientes e fazer networking.
Viagens corporativas são investimentos a longo prazo, mas equilibrar a redução de custos e oferecer uma experiência agradável ao funcionário é um enorme desafio.
Pensando nisso, separamos algumas dicas de como economizar em uma viagem de trabalho sem prejudicar os funcionários que farão parte dela. Confira as sugestões nos tópicos a seguir:
1 - Contrate uma empresa de turismo
Além disso, as empresas de turismo sabem tudo sobre programas de milhagem, fidelidade das companhias aéreas e redes hoteleiras, o que pode oferecer inúmeras vantagens aos colaboradores e à empresa.
Além disso, são especializadas em gestão de viagens, possuindo ferramentas de gestão de viagem (selfbooking) e de análise de indicadores. Estes dados entregues pela agência ajudam na tomada de decisão e no planejamento de estratégias de economia, por exemplo.
Os sistemas (OBT`s) proporcionam agilidade ao viajante, e facilidade aos líderes para aprovações e acompanhamento, controle da gestão sobre as demandas, fluxo e direcionamento do volume permitindo uma gestão mais eficiente.
Outro ponto importante sobre as empresas de turismo é que elas fornecem toda a assessoria necessária para os colaboradores, como auxílio na elaboração de relatórios, prestação de contas e seguro viagem. Algumas possuem atendimento 24 horas, o que é crucial para viagens no exterior.
Dessa forma, com segurança e auxílio, você evita imprevistos financeiros e, consequentemente, economiza durante sua viagem de trabalho.
2 - Política de custos
Antes mesmo de fazer as malas, é preciso conhecer a política de reembolso da empresa para não ser pego de surpresa no destino final. Esse documento, que deve ser transparente e detalhado, é uma ótima maneira de manter as despesas das viagens controladas, visto que o colaborador saberá como se comportar em uma viagem de negócios.
Dependendo da empresa de turismo contratada, é possível que ela auxilie também as empresas e os gestores a formalizarem esse documento, evitando desconfortos e transtornos posteriores.
3 - Compre por antecedência
A regra é clara: fuja de reservas de última hora, porque elas costumam ser muito mais caras do que as compradas com antecedência.
Portanto, procure se organizar e faça um planejamento minucioso da viagem. Isso evita despesas surpresas e ajuda a economizar com passagens e hospedagem.
4 - Atenção à localização
Embora a tentação de reservar o hotel mais acessível economicamente seja forte, procure sempre priorizar conforto e localização em decorrência do preço final.
Reservar a hospedagem muito longe dos compromissos do colaborador fará com que ele gaste mais em transporte e se desgaste fazendo longas jornadas.
Da mesma forma, um hotel com cama desconfortável, sem isolamento acústico e sem ventilação fará com que o colaborador descanse mal e tenha lembranças ruins da viagem, o que é péssimo para ele e para a empresa.
5 - Atenção aos detalhes
Alguns detalhes parecem pequenos economicamente falando, mas quando somados, acabam fazendo a diferença no orçamento final. Alguns exemplos:
- Compartilhar quartos: se possível, sempre priorize o compartilhamento de quartos. Principalmente para viagens curtas, é uma maneira muito inteligente de economizar quando os colaboradores viajam em dupla ou trio.
- Transporte: o deslocamento do hotel para os compromissos devem ser bem pensados. Por isso, para transporte de grupos, procure transportes coletivos (vans, micro-ônibus etc) que podem sair mais em conta do que alugar carros ou contar exclusivamente com aplicativos de corrida.
- Cartão de crédito: os cartões de crédito corporativos acumulam pontos, oferecem descontos e, em alguns casos, até mesmo disponibilizam cashback.
A Premier Turismo é uma empresa especializada em viagens corporativas, que presta serviço em todos os processos da sua viagem, com muita qualidade, rapidez e experiência. São mais de três décadas transformando viagens em experiências inigualáveis, sempre atendendo de maneira personalizada e individual seus clientes e parceiros.
E o melhor de tudo, a Premier pode ajudá-lo a cortar custos por meio de negociações e da credibilidade conquistada com fornecedores. Também auxilia na produção da política interna de custos e na contratação de seguro viagem.
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