São várias as razões pelas quais um colaborador faz uma viagem a trabalho. Às vezes, é preciso se deslocar para conhecer novos clientes, apresentar produtos ou mesmo firmar parcerias importantes para a empresa. Na volta da viagem, no entanto, precisa escrever um relatório de viagem, detalhando os dias em que esteve fora — e fica aquela dúvida: por onde começar?
Siga a leitura e conheça dicas, sugestões e maneiras de fazer um relatório completo da sua viagem de trabalho. Confira!
Marco zero: entenda o que é um relatório de viagem a trabalho
Antes mesmo de começar a parte escrita, é importante entender o que é um relatório de viagem de trabalho. Como o nome mesmo revela, é um documento onde consta a descrição de todas as atividades realizadas durante o período em que o colaborador esteve viajando.
Geralmente, este profissional recebe uma quantia em dinheiro para gastar com as despesas típicas de uma viagem, como hospedagem, transporte e alimentação. Essa quantia faz parte do orçamento previsto para a viagem e a única forma da empresa realizar sua prestação de contas é por meio do relatório de viagem.
Também é comum o colaborador pagar por algumas despesas e ser reembolsado no futuro. Por isso, é importante perguntar ao responsável pela organização da viagem quais itens estão inclusos no orçamento e quais são responsabilidade do funcionário. Esse combinado faz parte da política de reembolso da empresa.
Primeiro passo: despesas antecipadas
Quanto mais completo e descritivo for seu relatório, melhor para a prestação de contas entre a empresa e o colaborador. Um jeito interessante de não se perder na hora de escrever o documento é separando as informações em áreas.
A primeira que trataremos é a área do transporte e da hospedagem, visto que, na maioria dos casos, são gastos já esperados.
Dependendo do meio de transporte escolhido, a empresa pode comprar as passagens antecipadamente, seja de maneira particular, ou com a ajuda de uma agência de viagens. O profissional, portanto, deverá informar seus dados para efetivar a reserva.
O mesmo ocorre com a hospedagem, que costuma ser reservada com antecedência. A reserva é efetuada entre o local e a empresa, ou entre a empresa e a agência contratada. Contudo, também é possível que a empresa disponibilize um valor pela diária e deixe a cargo da pessoa escolher onde gostaria de pernoitar.
Neste último caso, o relatório de viagem é essencial para que o colaborador comprove seus gastos ao retornar para a empresa. Apesar de viável, esta opção costuma sobrecarregar o financeiro da empresa — já com uma agência especializada, o faturamento fica centralizado, facilitando as tratativas de pagamento, reembolso e conferência de notas.
Segundo passo: alimentação, transporte e adicionais
Diferente das outras despesas descritas no primeiro passo, a alimentação e o transporte no destino final são difíceis de serem calculados de antemão. Logo, o pagamento pode ocorrer de duas maneiras: o colaborador recebe uma quantia diária para os gastos ou, então, usa o próprio dinheiro e é reembolsado depois.
De toda forma, é preciso descrever todos os valores gastos com passagem e alimentação no relatório. Também é interessante deixar uma área específica para imprevistos que necessitam de gastos adicionais.
Terceiro passo: definindo a estrutura do relatório de viagem de trabalho
É neste momento em que a tecnologia faz a diferença.
Esqueça planilhas, comprovantes fiscais físicos, anotações e relatórios gigantescos. A verdade é que um bom relatório de viagem a trabalho precisa ser objetivo, pois deve auxiliar as empresas na prestação de contas. Um sistema para auxiliar essa atividade deixa o processo mais fácil para o viajante, facilitando e agilizando o lançamento das informações.
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