Como a gestão de processos poupou 40 mil horas de trabalho e perdas milionárias ao ano à Berneck?

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Com 67 anos de mercado, a fabricante de painéis de madeira paranaense Berneck exporta 2 mil cargas ao mês para mais de 50 países, tem faturamento anual na cifra do bilhão, mas ainda desperdiçava dinheiro por causa de atrasos gerados pela falta de controle operacional interno e dificuldades para estimar de modo preciso tempo total do processo de venda e envio. O custo acontecia no destino, onde não raro o contêiner chegava antes da documentação original, o que impedia a liberação dos produtos e obrigava a empresa a pagar taxas de descumprimento e arcar com despesas de armazenamento até que o importador tivesse a papelada em mãos.

De acordo com Karine Souza, supervisora de comércio exterior da Berneck, a empresa não mantinha registro dos gastos adicionais causados por problemas de documentação e essa falta de histórico impedia conhecer, de fato, o tamanho do prejuízo, mas era possível dimensioná-lo.

Os valores oscilavam a depender do destino, mas o custo médio para o armazenamento era de US$ 50 por contêiner por dia, e o tempo para a entrega da documentação é de quatro dias. O resultado: se 10% das cargas enviadas tivessem atraso no desembaraço, o custo poderia se aproximar dos US$ 500 mil ao ano.

O problema foi identificado após uma expansão de operações. “Acontecia de o navio estar chegando e os documentos ainda não terem sido enviados.  Eu estava procurando uma maneira de acabar com esse custo que eu tinha no destino e até com esse desconforto do cliente”, lembra a supervisora, que destaca ainda qual era a origem do problema: “cada pessoa da equipe tinha sua própria planilha e eu não conseguia ver o processo como um todo. São 16 pessoas na exportação, quando uma saía eu perdia as informações com ela. Eu precisava ter uma visão geral”.

O primeiro passo da gestora para superar a questão foi buscar uma solução junto à equipe de Tecnologia da Informação da empresa. A ideia original era desenhar uma alternativa para o gerenciamento dos processos de exportação valendo-se do Sistema Integrado de Gestão Empresarial (Enterprise Resource Planning, ou ERP) já contratada pela empresa. Informada, entretanto, de que, em decorrência do volume de demandas da TI, o seu projeto só poderia ser tocado dentro de sete meses, ela mudou de estratégia, “queria algo mais rápido”.

A solução

Com o OK da direção da Berneck para buscar soluções longe de casa, Karine Souza recorreu à Pipefy, startup especializada em SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço) criada em Curitiba e, hoje, sediada nas cidades de São Francisco e Austin (EUA). Fundada em 2014, a plataforma de gestão e gerenciamento reúne mais de 15 mil clientes espalhados por 150 países fazendo a automatização de processos, relatórios, aprovações e recursos focados no gerenciamento de fluxos de trabalho – exatamente o que a Bernerck procurava.

A solução começou a ser construída junto à startup em fevereiro de 2017, com a formulação de processos específicos para cada departamento.

Segundo Henrique Giacometti, responsável pela área de geração de demanda da Pipefy, o modelo criado para a empresa do setor madeireiro foi centrado na principal característica do processo, repetitivo, mas que carecia de padrão, “foi o que a gente trabalhou com eles, processos baseados no modo de execução, evitando erros e desperdícios”.

A implantação começou ainda em maio de 2017, nos 12 workflows do setor de exportação da fabricante. Dois anos depois, os resultados são de queda de 31% no prazo de entrega dos produtos exportados, economia de 10 mil horas de trabalho a cada trimestre e 270% de ROI (Retorno sobre Investimento).

Para a representante da empresa, o principal ganho foi em produtividade, alavancada com a automação fundamentada na metodologia Lean. “Os analistas têm mais tempo para cuidar dos processos e eu tenho histórico”, destaca Karine Souza, “como gestora eu consigo fazer relatório de performance, são ganhos que eu não consigo mensurar em valor”, conclui.

Dentre as atividades que passaram a ser realizadas de forma automática está o envio de e-mails de comunicação sobre o andamento das remessas, cerca de 900 mensagens ao mês que não precisam mais ser digitadas e disparadas manualmente, liberando os funcionários para demandas mais importantes e estratégicas.

Também no rol de ganhos está a transferência facilitada do processo de uma equipe para a outra por meio da inserção de informações no sistema que é acompanhado de modo permanente: “o processo avança automaticamente, cada um tem seu pipe, que alimenta o pipe principal, tudo é interligado”, detalha, “se o processo já tem reserva de navio, então já pode carregar na fábrica, [assim por diante], não tem como ficar travado”.

Depois de azeitar a exportação da Berneck, o sistema da Pipefy começa a ser adotado também em outros setores como importação e mercado interno, e outras áreas, como o marketing, já estudam aplicar a ferramenta.