Empresas têm menos de duas semanas para se adequar ao eSocial

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A partir do dia 16 de julho, todas as empresas brasileiras ficam obrigadas a aderir ao eSocial. Nesta primeira etapa as empresas devem atualizar dados cadastrais. Na sequência, será obrigatório o envio de informações como admissões e demissões de funcionários e folhas de pagamento. A obrigatoriedade do eSocial inclui também os 155 mil Microempreendedores Individuais (MEI) que possuem empregados. A principal medida, neste momento, deve ser verificar o sistema de gestão já utilizado pela empresa. Observar se ele é compatível com o envio de dados para o eSocial e fazer alterações, caso necessário.

O eSocial é um banco de dados do governo que reúne todas as informações relativas ao emprego de funcionários: trabalhistas, previdenciárias e tributárias. São mais de 40 eventos que devem ser informados por dentro da plataforma, boa parte deles de forma mensal, como os dados da folha de pagamento e o desconto de tributos na fonte.

Uma exceção fica por conta das empresas que não possuem empregados. Estas ficam desobrigadas de acessar o sistema de forma mensal. Mas terão que acessar o eSocial uma vez por ano, para informar que não possuem nenhuma atividade que as obrigatória ao sistema.

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A medida integra um programa de digitalização iniciado pelo governo em 2007, que inclui medidas como a nota fiscal eletrônica. A ideia é unificar em uma única plataforma todas as informações relativas aos funcionários. Hoje, as empresas já são obrigadas a informar isso tudo ao governo, porém de forma difusa — uma informação é enviada para a Caixa Econômica, outra para o Ministério do Trabalho, uma terceira para o INSS, e assim por diante.

“Vai ser muito bom para as empresas em médio prazo, porque as obrigações passam a estar no mesmo lugar. Mas nessa fase de adaptação vai ter que trabalhar em dobro, porque as antigas obrigações acessórias ainda vão existir em paralelo ao eSocial”, explica o gerente de Recursos Humanos da Roit Consultoria e Contabilidade, Fábio Fernandes.

A migração para o eSocial pode ser trabalhosa, por isso a Receita trabalhou com etapas. Em um primeiro momento devem ser feito o cadastro do empregador e o envio de tabelas, como de rúbricas, horários e funções. Na sequência entram, respectivamente, os dados dos trabalhadores e eventos não periódicos; a folha de pagamento; guia da Previdência; e dados de saúde e segurança do trabalho (confira cronograma completo abaixo).

Uma dica é aproveitar este momento de adequação para fazer a qualificação cadastral dos empregados, ou seja, fazer uma varredura para ver se há desencontro entre as informações (como número do CPF, NIS, data de nascimento, etc) enviadas para os diferentes órgão. Isto porque, se houver qualquer tipo de divergência, o eSocial irá rejeitar a declaração referente ao trabalhador, mais para frente.

Adequação de softwares para dialogar com o eSocial

Para gerar as informações exigidas pelo eSocial, a maior parte das empresas deve utilizar seus próprios sistemas de gestão. Para isso, é importante verificar se o programa utilizado já é compatível com as novas regras, verificar de que forma é possível exportar os dados para enviar ara o governo.

Se esta opção não estiver disponível, uma opção é verificar com quem desenvolve o sistema se é possível adequá-lo ao eSocial. Ou, até mesmo, estudar a implantação de um novo software.

Por outro lado, pode ser que a empresa já utilize um programa que gera boa parte das informações do eSocial e não saiba. O que vai poupar boa parte do trabalho, na hora de migrar de modelo.

O governo vai disponibilizar uma ferramenta na web para envio das informações do eSocial, pelo site www.esocial.gov.br. Esta opção é uma alternativa para as empresas do Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais, que muitas vezes não contam com softwares de gestão.

Pelo ambiente simplificado, será possível enviar todas as informações de forma online.Não é preciso ter certificado digital para quem é MEI ou para empresas do simples com apenas um empregado. Para as demais empresas é preciso ter um certificado.

Cotas aprendiz e PCDs

Um possível impacto da implantação do eSocial é um maior número de vagas disponibilizadas para a função de aprendiz e para pessoas com deficiência (PCD), na avaliação de Fábio Fernandes, da Roit. Com um acompanhamento mais próximo, por parte do governo, deve ficar mais fácil exigir que as empresas honrem com as cotas de aprendiz e PCD, já definidas em lei.

Para aprendizes é destinado 5% do total de vagas da empresa ocupadas por profissionais em funções operacionais. Para pessoas com deficiência, os indicadores são de 2% (para empresas com 100 a 200 funcionários), 3% (200 a 500 funcionários), 4% de (500 a 1000 funcionários), e 5% (acima de 1001). Até 100 funcionários não há obrigatoriedade.

Saiba tudo sobre como implantar o eSocial na sua empresa

O que é o eSocial

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um sistema pelo qual os empregadores vão informar, de forma unificada, todas as obrigações acessórias relativas aos seus empregados. Os órgãos participantes são a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

O que o eSocial unifica

O eSocial unifica 15 obrigações acessórias em um único sistema. São eles:

GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT

RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.

LRE - Livro de Registro de Empregados

CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho

CD - Comunicação de Dispensa

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário

DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

QHT – Quadro de Horário de Trabalho

MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

Folha de pagamento

GRF – Guia de Recolhimento do FGTS

GPS – Guia da Previdência Social

Qual a diferença para o modelo vigente

Atualmente, os empregadores já são obrigador a repassarem informações dos seus empregados para o governo federal. A diferença é que os dados são fragmentados. A vantagem da unificação é que muitos destes dados são duplicados, ou seja, é preciso enviar a mesma informação para o INSS e o MTE. Além disso, cada órgão tem um prazo diferente. Com o eSocial há uma unificação de datas.

Quem deve aderir ao eSocial

Todas as empresas devem aderir. As grandes empresas (que faturam acima de R$ 78 milhões) já integram o sistema.

Agora é a vez das demais, inclusive micro e pequenas empresas e os Microempreendedores Individuais que têm algum funcionário.

Quando o eSocial passa a valer

O eSocial está em vigor desde 8 de janeiro para as empresas muito grandes, que faturam acima de R$ 78 milhões. São cerca de 15 mil, no país todo, nesta situação.

Para as demais empresas o eSocial passa a valer no dia 16 de julho de 2018. A implantação vai ser dividida em cinco fases.

Fase 1: Julho/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Janeiro/19:2. Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Órgãos públicos também devem aderir. O prazo para eles começa em janeiro de 2019.

Como enviar as informações para o eSocial

Existem duas formas de enviar informações para o eSocial, exportando-as do próprio sistema de gestão da empresa ou em um ambiente virtual.

Do próprio sistema

A empresa irá preencher os dados exigidos pelo eSocial em seu próprio ambiente de gestão e exportar os dados para enviar para o governo. Mas, antes disso, é importante verificar se o sistema utilizado pela empresa é compatível com esta nova demanda.

A dica é entrar em contato com o escritório contábil ou provedor de folha de pagamento e tirar a dúvida: eles já possuem um sistema pronto? Este sistema será capaz de gerar os arquivos do eSocial? Se não, é possível adequá-lo antes do eSocial entrar em vigor, em julho?

A orientação da Receita é de que as empresas maiores utilizem o próprio sistema, adaptado ao eSocial, para que o registro da folha salarial seja feito apenas uma vez, sem necessidade de cadastrar, novamente, dado por dado no sistema da Receita.

Ambiente virtual

Outra opção é enviar os dados em um ambiente virtual, pelo site www.esocial.gov.br. O ambiente simplificado é uma opção para empresas do Simples e para quem é MEI.

Certificado digital

É preciso ter certificado digital para enviar os dados do eSocial à Receita. Com apenas duas exceções: quem é Microempreendedor Individual e empresas do Simples com apenas um empregado. Nestes casos é possível fazer o cadastro no ambiente simplificado, sem necessidade de certificado.