Pequenas empresas e MEI ganham mais quatro meses para aderir ao eSocial

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O prazo para pequenos empresários aderirem ao eSocial, que seria até a próxima segunda-feira (16), foi prorrogado para novembro, conforme decisão do Comitê Diretivo do eSocial publicada no Diário Oficial da União nesta quarta-feira (11). Estão isentos da adesão obrigatória até novembro micro e pequenas empresas (aquelas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões) e MEIs (microempreendedores individuais) que tenham funcionários.

ATUALIZAÇÃO: prazos foram prorrogados em 31 de agosto de 2018. Leia

Quem tiver interesse em ingressar desde já, no entanto, também poderá ter acesso ao sistema a partir de segunda-feira, informa a Receita.

Saiba tudo sobre como implantar o eSocial na sua empresa

Desde janeiro, o eSocial está em operação para as grandes empresas (com faturamento anual superior a R$ 78 milhões). Segundo o fisco, 97% delas já integram as bases do sistema. 

O eSocial é uma plataforma que unifica eletronicamente as informações que as empresas têm que prestar sobre seus empregados ao fisco. 

Quando totalmente implementado, a expectativa é que o eSocial reúna informações de mais de 44 milhões de trabalhadores do setor público e privado do país em um mesmo sistema. Ele substituirá até 15 prestações de informações ao governo —como GFIP, Rais, Caged E DIRF— por apenas uma. 

Ao lançar o programa, o governo esperava um incremento de R$ 20 bilhões na arrecadação quando todas as etapas fossem concluídas, em julho de 2019. Segundo a Receita, muitas pequenas empresas acabavam pagando menos impostos por erros no preenchimento das mais de 15 guias. 

Assim como está acontecendo com as grandes empresas e como ocorrerá com os entes públicos, a implementação do eSocial para o pequeno empresário se dará de forma escalonada, dividida em cinco fases, distribuídas de julho deste ano a janeiro de 2019.

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O que é o eSocial

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um sistema pelo qual os empregadores vão informar, de forma unificada, todas as obrigações acessórias relativas aos seus empregados. Os órgãos participantes são a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

O que o eSocial unifica

O eSocial unifica 15 obrigações acessórias em um único sistema. São eles:

GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social; CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT; RAIS - Relação Anual de Informações Sociais; LRE - Livro de Registro de Empregados; CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho; CD - Comunicação de Dispensa; CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social; PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário; DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais; QHT – Quadro de Horário de Trabalho; MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais; Folha de pagamento; GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; GPS – Guia da Previdência Social.

Qual a diferença para o modelo vigente

Atualmente, os empregadores já são obrigador a repassarem informações dos seus empregados para o governo federal. A diferença é que os dados são fragmentados. A vantagem da unificação é que muitos destes dados são duplicados, ou seja, é preciso enviar a mesma informação para o INSS e o MTE. Além disso, cada órgão tem um prazo diferente. Com o eSocial há uma unificação de datas.

Quem deve aderir ao eSocial

Todas as empresas devem aderir. As grandes empresas (que faturam acima de R$ 78 milhões) já integram o sistema.

Quando o eSocial passa a valer

O eSocial está em vigor desde 8 de janeiro para as empresas muito grandes, que faturam acima de R$ 78 milhões. São cerca de 15 mil, no país todo, nesta situação.

Para as demais empresas o eSocial passa a valer no dia 16 de julho de 2018.

Micro e pequenas empresas (com faturamento até R$ 4,8 milhões) e MEI com funcionários precisam se adequar a partir de novembro de 2018.

Órgãos públicos também devem aderir. O prazo para eles começa em janeiro de 2019.

A implantação vai ser dividida em cinco fases.

Fase 1: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Como enviar as informações para o eSocial

Existem duas formas de enviar informações para o eSocial, exportando-as do próprio sistema de gestão da empresa ou em um ambiente virtual.

Do próprio sistema

A empresa irá preencher os dados exigidos pelo eSocial em seu próprio ambiente de gestão e exportar os dados para enviar para o governo. Mas, antes disso, é importante verificar se o sistema utilizado pela empresa é compatível com esta nova demanda.

A dica é entrar em contato com o escritório contábil ou provedor de folha de pagamento e tirar a dúvida: eles já possuem um sistema pronto? Este sistema será capaz de gerar os arquivos do eSocial? Se não, é possível adequá-lo antes do eSocial entrar em vigor, em julho?

A orientação da Receita é de que as empresas maiores utilizem o próprio sistema, adaptado ao eSocial, para que o registro da folha salarial seja feito apenas uma vez, sem necessidade de cadastrar, novamente, dado por dado no sistema da Receita.

Ambiente virtual

Outra opção é enviar os dados em um ambiente virtual, pelo site www.esocial.gov.br. O ambiente simplificado é uma opção para empresas do Simples e para quem é MEI.

Certificado digital

É preciso ter certificado digital para enviar os dados do eSocial à Receita. Com apenas duas exceções: quem é Microempreendedor Individual e empresas do Simples com apenas um empregado. Nestes casos é possível fazer o cadastro no ambiente simplificado, sem necessidade de certificado.