Empresa paranaense transforma gestão de brindes corporativos com tecnologia e redução de custos

O tradicional espaço das empresas reservado para guardar caixas de brindes, materiais promocionais e presentes corporativos pode estar com os dias contados. Em vez de manter estoques nos escritórios e mobilizar funcionários para separar produtos, organizar planilhas e realizar envios, organizações estão encontrando na tecnologia uma alternativa para simplificar essas operações. É nessa transformação que aposta a Youdu, empresa de Pinhais, na Região Metropolitana de Curitiba, que desenvolveu uma plataforma para integrar toda a gestão de brindes e presentes corporativos.

Com quase 30 anos de atuação no setor, a companhia ampliou seu modelo de negócios para oferecer não apenas produtos personalizados, mas também soluções de armazenagem, controle de estoque, automação de campanhas e distribuição para diferentes endereços.

A proposta foi apresentada durante o CONPARH 2026, realizado em Curitiba, onde a Youdu participou pela primeira vez como expositora. Em entrevista à Gazeta do Povo, o CEO da empresa, Otávio, explicou que o objetivo é retirar dos departamentos de Recursos Humanos, Marketing e áreas administrativas uma operação que frequentemente consome tempo, espaço físico e recursos.

“A gente está querendo eliminar o quartinho de brindes e de caixas das empresas”, afirmou.

Do desenvolvimento do presente à entrega na casa do colaborador

A solução desenvolvida pela empresa, chamada Youdu+, reúne diferentes etapas da operação em uma única plataforma digital.

O processo pode começar com a escolha e a personalização dos produtos e avançar para armazenamento, montagem de kits, organização das campanhas e entrega aos destinatários.

Uma das aplicações é o reconhecimento de funcionários por tempo de empresa.

Tradicionalmente, esse tipo de ação exige que o RH acompanhe datas de admissão, consulte planilhas, separe os presentes e providencie os envios. Em organizações com muitos colaboradores ou unidades espalhadas pelo país, a atividade pode demandar uma estrutura administrativa considerável.

Com a plataforma, as empresas podem cadastrar as informações dos funcionários e programar as entregas conforme os aniversários de tempo de serviço. A solução utiliza recursos de automação e inteligência artificial para apoiar o gerenciamento das campanhas.

Na prática, um colaborador que completa um, cinco ou dez anos de empresa pode receber o presente correspondente à sua trajetória sem que a equipe de RH precise organizar manualmente cada remessa.

A mesma lógica pode ser aplicada a kits de boas-vindas para novos funcionários, campanhas de reconhecimento, datas comemorativas e outras iniciativas de valorização das equipes.

Cliente reduziu custos logísticos em 50%

A centralização dessas atividades também pode gerar ganhos financeiros.

Segundo Otávio, um dos clientes da Youdu relatou uma redução de 50% nos custos logísticos após transferir a operação de distribuição de brindes para a empresa.

O mesmo cliente informou ter alcançado uma taxa de entrega de 98%, resultado associado, entre outros fatores, à melhoria na coleta e atualização dos endereços dos destinatários.

“Eles reduziram em 50% o custo que tinham de logística fazendo essa operação conosco”, contou o executivo.

Um dos recursos utilizados é o envio de um link para que o próprio colaborador ou cliente informe o endereço em que deseja receber o presente. Isso ajuda a diminuir problemas relacionados a cadastros desatualizados, devoluções e novas tentativas de entrega.

A empresa também utiliza o volume de suas operações para negociar condições de transporte e organizar envios de maneira mais eficiente.

Os indicadores apresentados se referem à experiência de um cliente específico e demonstram o potencial de economia em operações que antes eram administradas internamente.

Para Otávio, a análise financeira deve considerar não apenas o valor do frete ou do produto, mas também os custos indiretos, como armazenamento, espaço ocupado nos escritórios e tempo dedicado pelos profissionais às tarefas operacionais.

Ao transferir essas atividades para uma estrutura especializada, a proposta é permitir que as equipes internas direcionem mais atenção às estratégias de relacionamento e valorização das pessoas.

Plataforma também automatiza presentes para clientes e parceiros

Embora o reconhecimento de funcionários seja uma das aplicações da solução, a Youdu+ também atende demandas comerciais e de relacionamento.

A plataforma pode ser integrada a sistemas de gestão de clientes, como CRMs, permitindo programar o envio de presentes a partir de acontecimentos específicos, como a assinatura de um contrato ou a entrada de um novo cliente.

Otávio citou o exemplo de uma empresa do setor de energia, em Curitiba, que utiliza a integração para enviar presentes de boas-vindas aos clientes quando iniciam o relacionamento comercial.

Nesse modelo, a campanha ocorre de maneira automatizada, sem exigir que a equipe de vendas organize cada entrega individualmente.

A ferramenta também pode atender ações com fornecedores, parceiros de negócios, campanhas promocionais e programas de fidelização.

A proposta é transformar o brinde em uma ferramenta de relacionamento, mantendo o controle operacional dentro de um sistema integrado.

Estoque sob demanda e loja corporativa ajudam a aproveitar produtos

Outro problema enfrentado pelas empresas é a sobra de materiais promocionais após o encerramento de campanhas.

Para reduzir essa dificuldade, a Youdu oferece diferentes formatos de contratação. As organizações podem adquirir lotes maiores de produtos para armazenagem e distribuição recorrente ou realizar pedidos menores para ações pontuais.

Os estoques ficam sob gestão da empresa, enquanto o cliente acompanha a movimentação pela plataforma.

Uma das funcionalidades apresentadas durante o CONPARH é a possibilidade de criar lojas corporativas para disponibilizar produtos aos próprios colaboradores.

Esses ambientes podem ser utilizados em campanhas internas de incentivo e reconhecimento, inclusive com sistemas de pontuação que permitem trocar pontos acumulados por brindes e presentes.

A iniciativa também abre uma alternativa para aproveitar produtos remanescentes de ações anteriores, evitando que permaneçam esquecidos em depósitos.

Estrutura em Pinhais reúne personalização e logística

A operação da Youdu está instalada em Pinhais, onde a empresa mantém sua estrutura há cerca de 25 anos.

No local são realizadas etapas de personalização, armazenamento, separação e preparação dos produtos para distribuição.

Segundo Otávio, o catálogo reúne aproximadamente 3,5 mil opções de produtos, incluindo itens nacionais e importados.

A empresa utiliza técnicas como gravação a laser, serigrafia, impressão digital e transfer para atender diferentes demandas de personalização.

A integração dessas atividades permite acompanhar os produtos desde a preparação até o envio, com controle sobre a qualidade e o andamento das operações.

A experiência acumulada ao longo de quase três décadas no mercado de brindes corporativos contribuiu para o desenvolvimento do Youdu+, que representa uma nova etapa da atuação da companhia.

Eficiência operacional e valorização das pessoas

A proposta apresentada pela Youdu acompanha uma mudança na maneira como empresas utilizam brindes e presentes corporativos.

Mais do que distribuir objetos promocionais, as organizações buscam criar experiências que fortaleçam o vínculo com colaboradores, clientes e parceiros.

Ao mesmo tempo, há uma preocupação crescente com o custo e a complexidade operacional dessas iniciativas.

Para Otávio, o primeiro passo é avaliar quanto a empresa efetivamente gasta para administrar suas campanhas, considerando recursos humanos, espaço físico, transporte e possíveis erros na distribuição.

A partir desse diagnóstico, a terceirização pode representar uma alternativa para ganhar eficiência sem abandonar a personalização e o cuidado com cada entrega.

Com produção, estoque e logística integrados à tecnologia, a Youdu busca transformar uma atividade tradicionalmente manual em um processo mais previsível, organizado e alinhado às estratégias de relacionamento das organizações.

Saiba mais sobre as soluções da Youdu e a plataforma Youdu+: https://youdu.com.br/