A gestão de um condomínio pode ser facilmente comparada a de um negócio. Afinal, assim como os administradores nas empresas, o síndico deve equilibrar despesas e receitas, contratar funcionários e manter em dia toda a documentação do espaço para que tudo esteja em perfeitas condições de funcionamento e segurança.

Para dar conta de organizar todas essas informações, os empreendimentos costumam fazer dos livros de registro seus aliados na guarda e transparência destes dados. Uma dúvida recorrente entre síndicos e moradores, como uma leitora que nos escreveu, é a de quais são, exatamente, os livros que o condomínio deve manter e de que forma eles contribuem para a boa gestão do empreendimento.

A advogada Juliana do Rocio Vieira, do Sindicato da Habitação e Condomínios do Paraná (Secovi-PR), explica que nem o Código Civil e nem a Lei de Condomínio (nº 4.591/1964) especificam expressamente quais livros de registro o condomínio é obrigado a manter. No artigo 22 desta lei, o texto aponta, somente, que o empreendimento deve “manter guardada durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio”.

“Interpretações da lei no que se refere às competências do síndico, no entanto, permitem [dizer] que o condomínio deve manter alguns livros até por questões de transparência [da gestão]”, acrescenta Juliana.

Entre eles estão o livro-caixa, para o controle das receitas e despesas, o livro de presença dos moradores nas assembleias e os das atas desses encontros, que guardam todo o histórico das decisões tomadas pelos condôminos em relação ao empreendimento.

“O livro de atas deve estar sempre disponível para os condôminos, que podem vir a questionar se havia quórum ou se os presentes estavam ou não aptos a votar, por exemplo. Se possível, as atas também devem ser registradas no cartório de Títulos e Documentos, o que dá publicidade [ao texto] e mais segurança ao condomínio e ao síndico, que responde civil e criminalmente pela sua gestão”, sugere Bruno Schirato Guimarães, presidente da Comissão de Direito Imobiliário da Ordem dos Advogados do Brasil – Seção do Paraná (OAB-PR).

Outros livros importantes de serem mantidos e que contribuem, e muito, para a organização e a segurança jurídica do condomínio são os de registro dos funcionários, incluindo a respectiva marcação de seus cartões-ponto, pagamentos de salários, atestados médicos e todas as demais informações relativas ao contrato de trabalho. Segundo Juliana, estes registros devem ser guardados por um prazo de 30 anos. Para os demais livros, o limite de tempo para o arquivamento deve seguir o especificado pela convenção ou regimento interno do condomínio.

Outros livros, como o de sugestões e do cadastro de visitantes, geralmente mantidos na portaria, também estão entre os registros que podem ser mantidos pelos condomínios, segundo os especialistas. O primeiro deles facilita a comunicação entre os moradores e o síndico, enquanto o segundo contribui para potencializar a segurança do empreendimento e seus moradores.

“O livro que registra a entrada de visitantes [e terceiros] permite verificar quem estava no empreendimento em determinado dia [e horário] e imputar responsabilidades a terceiros e/ou a solidariedade do condomínio em [possíveis ocorrências], como roubos, por exemplo”, acrescenta Guimarães.

Todos estes registros não precisam, necessariamente, ser feitos em livros físicos. Juliana lembra que muitos condomínios têm optado em mantê-los em arquivos digitais como forma de evitar o acúmulo de papéis e facilitar sua consulta.

Ainda segundo a advogada, além de promover a transparência da gestão, manter os “livros” em dia pode gerar economia para o condomínio, resultado da apresentação de provas em uma possível ação judicial. “A gestão dos condomínios muda com muita frequência e, nisso, se perdem documentos. Já atendemos casos em que o condomínio acabou sendo condenado judicialmente por algo que já havia pago, mas para o qual não havia comprovação”, ilustra.