Para a consultora de etiqueta Sofia Rossi, todo e-mail é como uma carta: deve ter início, meio e fim, além de conter saudação e assinatura. O mesmo deve ser feito quando se repassa uma mensagem. “O e-mail corporativo deve ser formal e sucinto. Caso necessite enviar uma mensagem longa, quebre o texto em parágrafos para que a leitura não se torne cansativa”, sugere.
A analista de sistemas Maria Alice Soares de Castro, do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação da USP, lembra que devemos nos expressar nos e-mails da mesma forma que falaríamos ao telefone, de maneira clara e objetiva. “É essencial usar uma assinatura que identifique a seção de serviço e outras formas de contato além do e-mail.”
Os e-mails de trabalho podem ser mandados em todas as situações ou existem assuntos que devem ser tratados pessoalmente?
Maria Alice explica que, se o assunto for delicada demais, tais como decisões de negócios ou problemas com pessoal, ou se há a percepção de que a redação do texto oferece chance para ser mal interpretada, o melhor é não arriscar e falar pessoalmente.
Com a correria da rotina de trabalho, nem sempre dá tempo de responder prontamente aos e-mails recebidos. Para não cometer uma indelicadeza, Sofia Rossi diz que é preciso se organizar. “Crie uma pasta de e-mails a serem respondidos. Você não tem de ficar à frente do seu computador o dia todo, porém mesmo que demore alguns dias, responda às mensagens recebidas. Ignorar um e-mail é como não retribuir a um telefonema”, explica.
Podemos usar abreviações (vc, td bem, blza …) e emoticons em e-mails de trabalho?
“Eu não aconselho. Abreviaturas e emoticons são práticos e de uso corrente, mas reserve-os para uso com pessoas de sua intimidade e evite usá-los em comunicações profissionais, pois nem todos estão familiarizados com seus significados”, avisa Rossi. “Dispense também a vulgaridade, a superficialidade, comentários impróprios ou indiscretos, palavrões e gírias”, completa. Use as abreviações e emoticons apenas com colegas de trabalho com quem se tem mais intimidade.
Podemos mandar mensagens via celular para colegas e funcionários?
As especialistas acreditam que não está errado mandar mensagens de texto (os chamados torpedos) para colegas de trabalho, mas isso não deve se tornar um hábito. Assuntos urgentes ou delicados devem ser tratados pessoalmente. “A não ser que o colega esteja em algum local ou situação em que um telefonema não possa ser atendido, então se recorre à mensagem via celular”, exemplifica Maria Alice.
Em que ocasiões podemos lançar mão de ferramentas informais como o messenger e os torpedos no trabalho?
“Geralmente a escolha pelo recurso é feita por rapidez de comunicação, mas isso também depende das normas do local de trabalho. O cuidado é sempre o de se expressar pelo menos da mesma forma que se faria pessoalmente”, opina a analista de sistemas Maria Alice de Castro.
Serviço
Maria Alice Soares de Castro – analista de sistemas e autora do livro Netiqueta – Guia de Boas Maneiras na Internet (editora Novatec, R$ 18)
Sofia Rossi – consultora de etiqueta, site www.sofiarossi.net
Sofia Rossi – consultora de etiqueta, site www.sofiarossi.net
