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Organizando sua agenda digital para 2018

Papel ou digital?

Nossas agendas são fundamentais para gerenciar nossas atribuladas existências neste mundo contemporâneo. Há quem prefira o papel; há quem prefira o digital. E há fãs de papel desesperados para migrar para o digital. Se este é o seu caso, ou se você está penando para organizar a sua agenda de uma forma eficiente, simples e grátis, este post é para você.

Vantagens

A agenda digital possui uma série de vantagens sobre a de papel:

1) Não estraga ou extravia. Com serviços baseados em nuvem, como o calendários de Apple, Google e Microsoft (entre outros) você tem um backup perpétuo disponível. Caso seu dispositivo quebre, extravie ou seja roubado, os dados serão preservados. Além do calendário, vale também para os contatos. Se você já passou pela traumática experiência de perder uma agenda de papel, sabe que demorará anos para recuperar todas as informações. Se recuperar.

2) Possui alarmes. Você poderá definir avisos sonoros para lembrá-lo dos compromissos e tarefas.

3) Pode ser acessada de qualquer computador, tablet ou smartphone. Se você esqueceu seu dispositivo em casa, basta login e senha em qualquer outra máquina, via navegador mesmo.

4) Ela já existe e é gratuita. Se você possui um Gmail (obrigatório nos Androids) ou iCloud (obrigatório nos iPhones e iPads), seu calendário já está pronto para uso. Basta abrir o aplicativo.

Google ou Apple?

Mesmo que você possua um iPhone, recomendo que você use os serviços do Google (a partir de uma conta Gmail) para começar, pois funcionam muito bem em qualquer plataforma — Android, iOS, Mac, Linux e Windows. Já os serviços da Apple só funcionam bem em aparelhos da Apple, a não ser que se faça algumas gambiarras complicadas para iniciantes. Caso você perca seu iPhone, ou tenha um Android baratinho de reserva (o que tem sido cada vez mais comum) seu calendário estará disponível de forma fácil em qualquer aparelho.

Além de Google a Apple, a Microsoft também oferece um calendário gratuito dentro de sua plataforma Outlook. A escolha é sua. Você estará bem servido com qualquer sistema.

Múltiplos calendários

Use calendários múltiplos para as múltiplas atribuições de sua vida. Um calendário para a vida pessoal, outro para a vida profissional (ou mais de um, caso tenha mais tipos de atividades profissionais), um terceiro para a vida estudantil, um quarto para a família, um quinto para atividades esportivas e assim por diante. Separar calendários é excelente para compartilhamento — você pode compartilhar o calendário familiar com todos os membros da família; o profissional, com colegas e assistentes. Além disso, pode-se atribuir cores distintas a cada um, permitindo melhor análise de como seu tempo está balanceado.

Visões

  • Visão mensal:
    Ideal para revisar compromissos com maior antecedência. Por exemplo, deadlines, viagens, provas escolares e avaliações. Assim, você tem tempo para se preparar adequadamente. Esta visão também é interessante para você marcar novos compromissos, evitando sobrecarga de atividades.

  • Visão semanal:
    Ideal para revisar compromissos comuns, como almoços e jantares, reuniões, consultas médicas e odontológicas, tarefas de trabalho ou estudos e contas a vencer. Use-a para planejar folgas ou agregar tarefas de rua num único dia ou período. Por exemplo, se você terá uma quinta à tarde livre, agende compras, idas aos correios, exames médicos, saídas com família ou amigos etc.
  • Visão diária:
    Ideal para quem tem uma série de compromissos em sequência no mesmo dia. Por exemplo, todas as aulas de sua rotina escolar ou acadêmica. Também é útil numa agenda de pacientes de um profissional de saúde. Ou de visitas a clientes no caso de autônomos e profissionais liberais.

Widgets

Você pode usar widgets para visualização rápida dos compromissos do dia, semana ou mês em seu aparelho.

Compromissos x tarefas

Muita gente confunde compromissos com tarefas. Saber definir exatamente o que é um ou outro é crucial para que sua vida fique mais organizada.

Compromisso é algo que tem dia, hora e local exatos para acontecer. Por exemplo, uma consulta médica, uma reunião de trabalho, uma prova da faculdade ou um voo. Tarefa é algo que, salvo raras exceções, ao invés de dia e hora para acontecer, tem prazo. Uma exceção seria a ingestão de medicamentos, que via de regra exigem extrema pontualidade, mas não exigem local. A não ser que você faça infusão em alguma clínica ou hospital — mas nestes casos, a tarefa se transforma em compromisso.

São exemplos de tarefas:

1) entregar um trabalho escolar: você tem até um certo dia exato para conclui-lo
2) fazer as malas para uma viagem: é desejável que se faça as malas até 1 dia antes de viajar
3) pagar uma conta, tarefa que pode se repetir todos os meses no mesmo dia.

São exemplos de compromissos:

1) Consulta médica, na clínica ou consutório onde o profissional atende
2) Almoço de aniversário da sua mãe, em um certo restautante
3) Uma aula ou palestra, presencial ou online

Algumas tarefas não tem prazo, como por exemplo, as tarefas domésticas — lavar roupas, varrer a casa etc. Mas você pode atribuir data e hora como prazos desejáveis. Outras tarefas sem prazo podem estar condicionadas à tarefas com prazo, por isso é fundamental que se dê prioridade e se defina uma data de conclusão. Por exemplo, comprar cartucho para impressora. Pois sem ele você não conseguirá imprimir seu trabalho escolar, por exemplo. Assim, tarefas que estão condicionadas entre si podem ser agregadas e transformadas em projetos. Falarei mais sobre projetos em um dos próximos artigos.

Local dos compromissos e navegação por GPS

Outra vantagem que só sua agenda digital proporciona é poder colocar o endereço do compromisso dentro dele mesmo e, a um toque, abrir seu app de mapa ou navegação para traçar a rota. Além disso, seu smartphone avisará com antecedência a hora que você deverá sair para chegar no horário, baseando-se em informações de tráfego. Basta ter ativado o serviço de Assistente, como o do Google, por exemplo.

No próximo post falarei sobre apps de calendário e darei mais dicas de utilização. E em outro post, o mesmo para apps de tarefas. Fiquem ligados!