No cenário fiscal brasileiro atual, a máxima "prevenir é melhor que remediar" nunca foi tão verdadeira, especialmente para os titulares de cartórios. Como destaca o advogado Heber Lira, da Brasil Advice Soluções para Cartórios, com a crescente sofisticação dos órgãos fiscalizadores e o uso massivo de tecnologia, como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o cruzamento automatizado de dados, a chance de inconsistências serem detectadas é maior do que nunca. Para titulares de cartório, a questão fiscal é complexa e merece atenção: a falta de um compliance tributário preventivo pode resultar em autuações que facilmente atingem cifras milionárias.
Cartórios não são empresas e seu CNPJ não possui natureza jurídica, tudo gira em torno de seu titular. Os titulares de cartório lidam com emolumentos, que são receitas com características muito específicas, e precisam realizar repasses obrigatórios para uma série de fundos e entidades, o que adiciona camadas de complexidade à apuração e ao recolhimento de tributos. Erros comuns incluem falta de apuração correta dos tributos, falta de aproveitamento de dedutibilidades, falta de planejamento tributário, além de divergências nas inúmeras declarações fiscais.
As consequências? São impactantes de tal modo que desdobram-se em um cenário de severas implicações. No campo financeiro, as penalidades são vultosas, podendo alcançar um patamar superior a 200% do valor devido, ao se considerar a incidência de multas qualificadas, multas isoladas e demais encargos, com atualização monetária pela taxa SELIC. Contudo, o horizonte se afigura ainda mais sombrio, pois acena com a possibilidade de uma persecução criminal que pode levar à drástica perda da delegação. O prejuízo, portanto, vai muito além do financeiro: converte-se em responsabilidade por ilícitos tributários e impõe um abalo profundo e duradouro à reputação da serventia e à credibilidade de seu titular.
Os pilares da prevenção: como construir um cartório à prova de riscos fiscais
Para Heber Lira advogado e sócio fundador da Brasil Advice Soluções para Cartórios, a blindagem tributária para um titular de cartório começa com um planejamento sólido e processos bem definidos. "A fiscalização hoje é cirúrgica. As autoridades têm acesso a uma quantidade imensa de dados e conseguem cruzar informações de diferentes fontes. Um bom compliance não é mais opcional, é fundamental", afirma Lira.
Ele destaca os pilares essenciais para um compliance tributário preventivo eficaz em cartórios:
- Diagnóstico e auditoria interna constante: É o ponto de partida. Realizar uma análise aprofundada da situação fiscal do cartório permite identificar vulnerabilidades e passivos ocultos. A revisão periódica dos procedimentos de registro de receitas e despesas é vital.
- Contabilidade especializada: A expertise contábil dedicada ao segmento notarial e de registro é o alicerce para a segurança jurídica do titular do cartório. Mais do que conhecer o cotidiano do cartório, é imperativo dominar a complexa natureza tributária específica aos delegatários, a correta sistemática dos repasses aos fundos e as nuances das dedutibilidades permitidas. Um profissional que não acompanha de perto as novidades tributárias, as soluções de consulta da COSIT, entendimentos consolidados no CARF, o que é perceptível a natureza da atividade, simplesmente não consegue oferecer a blindagem necessária. A contabilidade para cartórios é uma ciência de detalhes precisos, onde um conhecimento generalista não apenas é insuficiente, mas pode se tornar o caminho para contingências fiscais severas.
- Tecnologia e automação: Investir em softwares de gestão que integrem as operações do cartório com a contabilidade fiscal é crucial. A automação no cálculo de emolumentos e repasses minimiza erros humanos e garante a precisão.
- Planejamento tributário ativo: O planejamento tributário para titulares de cartório deixa o campo da teoria e se torna uma ciência de resultados quando aplicamos estratégias robustas e seguras. Refiro-me, por exemplo, à estruturação da locação de bens móveis, uma operação cuja legitimidade foi recentemente chancelada pela Receita Federal através da Solução de Consulta COSIT nº 160/2023. Essa norma, com força de interpretação de lei, permite que o próprio titular seja sócio da empresa locadora, transformando o custo com seus equipamentos essenciais em um poderoso e, agora, inquestionável instrumento de dedução no livro-caixa. É a aplicação desse conhecimento técnico e atualizado que gera não apenas uma economia substancial, mas a blindagem jurídica necessária para um resultado satisfatório e perene. Além disso, diversos fatores internos da serventia são passíveis de dedução, por isso necessidade de prestação de serviços expert no assunto.
- Treinamento e capacitação da equipe: O compliance não é responsabilidade apenas do contador ou do advogado tributarista. Toda a equipe do cartório deve ser treinada sobre a correta emissão de atos, o registro de informações e a guarda de documentos, criando uma cultura de conformidade.
- Documentação organizada e acessível: Manter todos os documentos fiscais e contábeis organizados e de fácil acesso é uma defesa primária em qualquer fiscalização.
A nova realidade pós-reforma tributária e o papel do especialista
Com a aproximação da implementação da Reforma Tributária e a criação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), o compliance tributário preventivo se tornará ainda mais crucial. A complexidade da transição e as novas bases de cálculo exigirão um nível de atenção e especialização sem precedentes.
O advogado tributarista e o consultor especializado desempenham um papel fundamental. Eles não apenas interpretam a complexa legislação, mas também atuam na prevenção de litígios, revisando procedimentos e contratos para evitar problemas antes que eles ocorram. É um investimento que se traduz em tranquilidade e segurança jurídica para o titular.
Hipervigilância fiscal: livro-caixa é o calcanhar de aquiles dos cartórios, alerta especialista
Conforme disse o advogado Heber Lira, a maior fragilidade enfrentada hoje pelas serventias está na contaminação do Livro-Caixa com despesas pessoais ou indedutíveis um erro recorrente e altamente visado pela Receita Federal, especialmente com o avanço dos mecanismos digitais de cruzamento de dados.
“Um contador generalista pode cometer deslizes, mas a tecnologia da RFB não falha”, afirma Lira. Para ele, o compliance preventivo funciona como um bisturi, operando com precisão para estabelecer uma política de dedutibilidade rigorosa, fundamentada na legislação vigente, nos precedentes do CARF e em soluções de consulta oficiais. “Esse cuidado transforma o principal ponto de risco o Livro-Caixa em uma fortaleza documental contra autuações”, destaca o especialista.
Investimento Inteligente: compliance evita autuações e amplia dedutibilidades no Livro-Caixa
Embora ainda seja visto por muitos titulares como um custo extra, o compliance tributário preventivo tem se mostrado um investimento com alto retorno. Conforme destaca o advogado Heber Lira.
O erro mais recorrente nas serventias segue sendo a contaminação do Livro-Caixa com despesas pessoais ou indedutíveis uma falha que, diante da sofisticação do cruzamento de dados da Receita Federal, se transforma em autuação quase certa.
“Um generalista pode errar, mas a tecnologia da RFB não”, alerta o especialista. Segundo ele, o compliance preventivo atua como um verdadeiro bisturi fiscal, ao estabelecer uma política de dedutibilidade sólida e fundamentada em jurisprudência do CARF e nas soluções de consulta da Receita. “A maioria dos titulares ainda não explora todo o potencial que possuem no quesito dedutibilidades. Compliance não é custo é proteção e economia”, reforça Lira.
Nova era tributária: reforma exige que cartórios adotem auditoria contínua de fornecedores
Com a chegada da Reforma Tributária e a introdução dos novos tributos IBS e CBS, os cartórios precisarão redirecionar o foco do seu compliance tributário. Conforme explica o advogado Heber Lira, o risco fiscal deixará de estar concentrado nas despesas dedutíveis e passará para a gestão dos créditos fiscais especialmente no que diz respeito à idoneidade dos fornecedores.
“O erro de um terceiro poderá comprometer o direito ao crédito do titular do cartório”, alerta Lira. Para ele, o compliance precisará evoluir para um sistema de auditoria contínua de parceiros comerciais, assegurando que toda a cadeia fornecedora esteja em conformidade fiscal. “A preparação deve começar agora, com a homologação criteriosa dos fornecedores e uma avaliação técnica da capacidade dos sistemas atuais em lidar com a complexa lógica da não cumulatividade. O risco de perda financeira é real e elevado”, reforça o especialista Lira.
Primeiro passo para a blindagem contabilidade especializada é a base do compliance tributário eficiente
Para os titulares de cartório que desejam iniciar um programa de compliance tributário preventivo, o ponto de partida não está em softwares ou fórmulas prontas, mas sim em uma base sólida: uma contabilidade especializada no universo notarial e registral. É o que afirma Lira.
Segundo ele, o primeiro e mais importante passo é a realização de um levantamento tributário-fiscal aprofundado, conduzido por um especialista que conheça as especificidades da atividade cartorial. “Somente com um diagnóstico preciso das rotinas fiscais é possível mapear riscos, identificar oportunidades e construir uma estratégia de proteção eficaz”, afirma.
Lira ressalta ainda que essa é uma prática cotidiana em sua consultoria, e reforça a importância de buscar orientação qualificada desde o início do processo.
O advogado Heber Lira, sócio-fundador da Brasil Advice Soluções para Cartórios, compartilha periodicamente conteúdos informativos sobre compliance tributário, planejamento fiscal e as implicações da Reforma Tributária no segmento notarial e registral. Para acompanhar análises, dicas práticas e atualizações relevantes, siga a Brasil Advice nas redes sociais:
LinkedIn
Instagram @adviceoficial