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Mesmo tendo começado a se preparar antes da obrigatoriedade das novas regras, a rede varejista Minipreço – que possui 18 lojas em dez cidades brasileiras – ainda evita dizer que está pronta para a reforma tributária.
A empresa mobilizou as áreas contábil, fiscal e de tecnologia, acompanha mudanças na legislação e já simula operações de compra e venda para testar documentos fiscais e a integração entre sistemas. Ainda assim, considera precipitado afirmar que concluiu a adaptação.
Uma das mudanças mais visíveis para as empresas está justamente na emissão das notas fiscais, que passam a incorporar os novos campos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), conforme o cronograma de transição. Mas adequar o documento é apenas uma parte do processo, porque as informações que chegam à nota dependem de cadastros, classificações fiscais, regras tributárias e sistemas corretamente parametrizados.
“A nota fiscal é apenas a ponta do iceberg”, diz Tiago da Silva, gerente contábil e fiscal do Grupo Minipreço. Nos bastidores, estão milhares de produtos, cadastros e classificações fiscais que precisam ser revisados, além de parametrizações e sistemas que devem funcionar de forma integrada.
A rede varejista também passou a dedicar horas de profissionais a testes e validações que se somam à rotina normal do varejo. Há investimentos em atualização de sistemas, treinamento das equipes e apoio especializado.
O cenário de dificuldades na adequação à reforma tributária não se restringe a grandes empresas. Levantamento da Omie mostrou que 50% das micro, pequenas e médias empresas ainda não haviam iniciado o planejamento para a reforma ou não compreendiam seus efeitos práticos sobre os negócios.
Desde 3 de agosto, parte das notas fiscais eletrônicas passou a destacar o IBS e a CBS, dentro de um cronograma escalonado que avança ao longo do segundo semestre. A Receita Federal trata 2026 como um ano de testes. Em 2027, começa uma nova etapa da transição, com o fim do PIS e da Cofins e o início da cobrança da CBS e do Imposto Seletivo — o chamado “imposto do pecado”, que incidirá sobre produtos considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente.
Para a vice-presidente do Instituto Brasileiro de Estudos Tributários (IBET), Priscila Souza, uma das dificuldades está justamente na convivência entre as regras atuais e as novas durante o período de transição, que se estende até 2033.
“O desafio da reforma tributária é operar com o que podemos denominar de dúplice sistema de tributação, um originado na Constituição Federal de 1988 que, bem ou mal, já estava sedimentado, e outro novo, que trouxe mudanças profundas e sobre o qual não há experiência alguma”, diz.
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Adaptação à reforma tributária pode levar meses e exigir revisão de toda a operação
O esforço pode levar meses. O advogado tributarista Luís Garcia, sócio do Tax Group, estima que um projeto consistente demande de três a 12 meses apenas para diagnóstico e parametrização inicial. O prazo depende da complexidade da operação e da estrutura disponível dentro da empresa. “É um projeto corporativo, não apenas contábil”, resume Silva.
Se grandes empresas precisam mobilizar várias áreas para adaptar seus sistemas, o desafio é ainda maior para pequenos negócios, que muitas vezes dependem de softwares de terceiros e não têm equipes fiscais próprias.
Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei, observa que grandes companhias normalmente dispõem de sistemas ERP (sigla em inglês para sistemas integrados de gestão empresarial) e equipes fiscais dedicadas. Pequenas empresas precisam absorver a mudança com menos recursos internos.
“O estágio atual não é de ‘sistemas prontos, só falta ligar a chave’. É um estágio de conscientização acelerada, em que cada empresa precisa entender rapidamente o impacto da reforma no seu modelo específico de negócio”, diz Gularte.
Isso pode exigir uma revisão que chega ao caixa, aos cadastros de produtos e fornecedores e à formação de preços. Para negócios menores, também significa incorporar controles que, até agora, não faziam parte da rotina com o mesmo nível de detalhamento.
Receita mantém janeiro de 2027 como marco
O secretário especial da Receita Federal, Robinson Barreirinhas, explica que 2026 funciona como um período de testes e adaptação à reforma tributária. Os documentos já alcançados pelo cronograma devem trazer o destaque simbólico de IBS e CBS, ainda sem o recolhimento efetivo correspondente a essa etapa. Outros grupos entram no calendário em 1º de outubro e 1º de dezembro.
Segundo ele, as empresas precisam evoluir seus sistemas para chegar a janeiro de 2027 preparadas para a emissão dos documentos fiscais dentro da nova etapa da reforma.
Durante 2026, a Receita também trabalha com um programa de conformidade de caráter orientador. Barreirinhas explica que não haverá aplicação de penalidade ao empresário que estiver avançando gradualmente na adequação e demonstrar preparação para 1º de janeiro de 2027.
Regras em evolução aumentam pressão a empresas
Mesmo empresas que começaram cedo a fase de adaptação à reforma tributária convivem com dúvidas. Na Minipreço, regulamentações que continuam sendo publicadas e novas versões dos sistemas exigem revisões e testes sucessivos.
“Na prática, trabalhamos com a melhor interpretação disponível e revisamos quando surge um novo esclarecimento”, diz Silva. Entre as questões que ainda geram dúvidas estão devoluções, transferências entre lojas e operações iniciadas em um regime e concluídas em outro.
Priscila Souza considera pertinentes as críticas ao ritmo da regulamentação e avalia que parte das decisões pode acabar concentrada nos últimos meses de 2026. Para ela, a situação decorre também do ritmo de produção dos atos necessários à implementação.
O Ministério da Fazenda sustenta que testes e ajustes fazem parte de uma “transformação estrutural de alcance nacional” e reforça que o cronograma oficial permanece mantido para janeiro de 2027.
O Tax Group relata atraso na preparação das empresas para a reforma tributária e alerta para decisões tomadas sob pressão no fim do ano. “Deixar essa transição para a última hora pode forçar decisões complexas tomadas de forma apressada, sem a devida análise de impacto”, diz Garcia.
A Contabilizei também sinaliza risco de uma corrida na reta final de 2026. Para Gularte, muitas empresas ainda precisam compreender os efeitos da reforma sobre a própria operação antes de ajustar seus processos.
A Minipreço chama atenção para outro ponto: uma empresa não depende apenas da própria preparação. “A maior preocupação não é a Minipreço isoladamente, e sim a cadeia inteira estar pronta ao mesmo tempo: fornecedor, ERP, transportadora e, principalmente, o governo. Todo mundo precisa falar a mesma língua”, diz Silva.
