Retirar o cafezinho e as cadeiras da sala de reuniões; limitar o número de pessoas e abolir smartphones, tablets e notebooks; ou ainda, agendar os encontros próximos do horário do almoço. Vale qualquer estratégia para otimizar um dos momentos mais tediosos da rotina das organizações. Várias empresas têm adotado práticas para minimizar a perda de tempo e melhorar os resultados das reuniões. No Google, por exemplo, podem comparecer a cada reunião no máximo 10 pessoas. Só é permitido um notebook na sala e o tempo limite é de uma hora. Para garantir que ele seja cumprido, as salas possuem um cronômetro com contagem regressiva. Outra prática mais radical adotada lá fora já chegou por aqui. "Em vez do padrão de grandes salas de reunião, conheci uma empresa que optou por abolir as cadeiras e manter apenas uma pequena mesa de 80 centímetros, semelhante às mesas de bar. As pessoas permanecem em pé durante a reunião", conta o professor de oratória e desenvolvimento pessoal do Isae, Sócrates Vituri. Com o desconforto, a ideia é que as pessoas sejam objetivas. Segundo o professor de Administração do Tempo da FAE, Emílio Paiva, as empresas poderiam gastar 60% menos tempo com reuniões se adotassem práticas simples como começar e terminar a reunião na hora combinada. "Uma reunião improdutiva implica em novos encontros para discutir o mesmo tema e isso gera a fadiga no funcionário, aquela sensação de que nada foi resolvido", afirma Vituri. Conheça algumas práticas utilizadas pelas empresas e recomendadas por especialistas para acabar com a enrolação na hora das reuniões.
Qual é a pauta da reunião?
Defina exatamente qual é o assunto que será abordado na reunião e comunique às pessoas que vão participar do encontro com antecedência. Se houver a necessidade de tratar de mais um assunto, defina a ordem e estabeleça um tempo para cada um. O que acontece, segundo o professor do Isae Sócrates Vituri, é que as pessoas vão para a reunião com dezenas de assuntos, mas não com uma pauta definida. Se não existe um objetivo, as pessoas tendem a dispersar rapidamente. Outra prática é escolher uma pessoa para conduzir a reunião e tomar as decisões. Na Apple, uma pessoa é responsável por dar a palavra final sobre as questões debatidas nas reuniões.
Quanto menos gente melhor
O ideal é que as reuniões tenham um número limitado de participantes. Além disso, não chame para participar pessoas que têm responsabilidades diferentes no processo. "Não posso colocar na mesma reunião uma pessoa que vai decidir e outra que precisa ser apenas informada", observa o professor Emílio Paiva, da FAE. Em algumas empresas, participam das reuniões apenas a liderança direta e mais dois ou três colaboradores, responsáveis por repassar as decisões ou anúncios aos demais profissionais. Outro aspecto é delimitar tempo da reunião e tempo de fala das pessoas. Para isso, é preciso treinar a comunicação no aspecto da objetividade. Uma reunião para alinhamento não deve passar de 12 a 15 minutos, diz Sócrates Vituri, do Isae.
Tecnologias ficam da porta pra fora
Deixe o smartphone, o tablet, o computador fora da sala de reuniões. Você não vai conseguir resistir a dar aquela olhadinha. O ideal é que isso seja previamente acordado entre os profissionais e que seja uma regra válida para todos os encontros, e que o bom senso prevaleça. Esses aparelhos tiram a atenção das pessoas. Ninguém vai morrer por ficar "desconectado" durante um período de tempo. Em casos de assuntos realmente urgentes, exceções podem ser negociadas entre os participantes. Algumas empresas adotam caixas na entrada das salas para que os profissionais depositem os aparelhos.
Reunião com contagem regressiva
Comece encurtando o tempo de duração da reunião. Reuniões longas são um convite às distrações. Segundo o professor de Administração do Tempo da FAE Emílio Paiva, é comprovado que após 30 minutos sob o mesmo estímulo as pessoas acabam se distraindo. Uma estratégia é fazer reuniões mais curtas e mais frequentes. Uma reunião informativa, por exemplo, não deve passar de 30 minutos. As salas de reuniões do Google possuem um relógio com contagem regressiva. Isso faz que os encontros comecem e terminem no horário. Esse, aliás, é outro aspecto importante. As reuniões precisam ter horário para começar e para terminar, e as pessoas devem trabalhar para que esta regra seja cumprida. É o hábito que vai reforçar a prática, ressalta Paiva. No Facebook, a estratégia é agendar as reuniões logo antes da hora do almoço. Certamente ninguém vai querer enrolar durante o encontro.
