Evento comum no ambiente corporativo, as reuniões nem sempre são unanimidade entre os funcionários. Segundo especialistas no assunto, o problema nasce da carência de preparação, seja para participar ou conduzir os encontros. Falta habilidade para conter os excessos, o tempo de duração ou a quantidade de eventos. E no caso do brainstorming, cujo objetivo é fomentar a criatividade, o cuidado deve ser maior, para evitar que o resultado final fique aquém do esperado.
Christian Barbosa, autor do livro Estou em Reunião, faz o diagnóstico: além de gerar perda de tempo, bem que está se tornando escasso, as reuniões também podem afetar o bolso, se forem realizadas desnecessariamente. Em uma pesquisa realizada com mais de 3 mil executivos, o resultado mostrou que se desperdiça aproximadamente R$ 500 mil a cada cem funcionários envolvidos nesses encontros, se considerado o valor de R$ 50 a hora por participante. "E há empresas que gastam até R$ 30 milhões por ano com isso", comenta.
Não bastasse o prejuízo, Barbosa acrescenta que é grande a chance de a atividade ter um resultado pouco produtivo. "As pessoas não sabem o que estão fazendo nas reuniões, o que faz com que muitas delas sejam improdutivas. Às vezes até os índios fazem reuniões mais eficientes, com pontualidade e rapidez", destaca. A solução é relativamente simples. A realização de treinamento adequado traz melhorias que podem ser percebidas imediatamente.
Segundo Marcelo Maulepes, diretor da Relatom, consultoria de recursos humanos, a preparação não é complexa. "As pessoas esquecem a técnica, e acabam negligenciando determinados processos na hora de realizar a reunião. Fazendo um treinamento na área é possível recuperar isso", diz. Existem cursos de curta duração, com até 4 horas, que ensinam modelos e dão dicas para deixar o processo mais eficiente.
Post-it
Andréa Malanski, diretora de criação da agência DMSBox, comenta que tem mudado a forma de conduzir as reuniões. "Reduzimos o número de participantes e temos tentado encurtar o tempo de duração". No segmento em que ela atua é comum a realização de brainstormings, que seguem um protocolo específico para a obtenção de ideias. "Nesse tipo de encontro trabalhamos com um grupo menor, e incorporamos todas as ideias em post-its, para analisar depois", conta.
Para incentivar a criatividade, Maulepes recomenda que as sugestões apresentadas não sejam julgadas imediatamente, sendo discutidas a posteriori. Além disso, os temas não devem ser complexos, para que todos os participantes possam opinar com propriedade. "As pessoas devem ter conhecimento da realidade em questão, podendo contribuir, para que depois venha a qualificação. Se isso não for cumprido o processo não vai funcionar". E, apesar das vantagens, o modelo não pode ser banalizado. "Não é a única fonte de ideias, e não pode ser utilizado para qualquer coisa. As vezes perguntando diretamente obtem-se melhores resultados", conclui.
