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14 dicas para aproveitar todo o potencial do Microsoft Teams no home office
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Trabalhar remotamente exige organização e bons canais de comunicação com a equipe. O pacote de soluções da Microsoft Office 365 oferece tecnologias focadas na produtividade e colaboração entre equipes. O Teams é um exemplo de aplicação que facilita a comunicação e planejamento.

As soluções podem ser contratadas por empresas, para uso doméstico ou acadêmico. Entre as ferramentas oferecidas estão videoconferências, ligações, produção de documentos com edição simultânea de até 16 pessoas, panoramas de produtividade e gestão de tempo. A plataforma oferece também a integração com aplicativos Word, Excel, OneDrive e Outlook.

Confira algumas dicas e funcionalidades que podem te ajudar a utilizar a plataforma.

14 dicas para aproveitar o Microsoft Teams ao máximo

Criar e gerenciar grupos

Para reunir os grupos e realizar reuniões, produzir documentos colaborativamente ou conversar pelo chat com é preciso inicialmente criar um grupo. Os times podem ser verticais — quando há um único líder que pode gerenciar — ou horizontais — quando todos os participantes podem administrar as funcionalidades.

Os assuntos dos grupos podem ser os mais diversos, de acordo com o trabalho de cada equipe. Os títulos assertivos ajudam a pesquisar com mais facilidade discussões sobre determinados assuntos e encontrar os históricos de conversas com informações compartilhadas com o grupo.

Foto: Divulgação/Microsoft
Foto: Divulgação/Microsoft
Fixar prioridades

Para quem  participa de diversos grupos, no canto superior esquerdo do Microsoft Teams é possível fixar prioridades. Isso deixa os assuntos e conexões prioritárias no topo da página.

Arquivar e compartilhar

Através SharePoint, sistema de compartilhamento de documentos, as equipes podem armazenar e criar arquivos que são armazenados na nuvem. Através da plataforma, é possível editar os arquivos que já existem ou realizar o upload de novos arquivos.

Os administradores do grupo têm acesso aos históricos de alteração dos documentos. Na tecnologia estão integradas as aplicações como Word, Excel e PowerPoint.

Agendar reuniões

É possível agendar reuniões com o grupo através de um calendário planejado, definindo datas e duração dos próximos encontros. É possível também reunir uma equipe de última hora, através da opção "reunir agora" para passar avisos ou resolver questões urgentes, por exemplo.

Desfocar ou alterar o fundo

O pacote do Microsoft Teams oferece uma série de templates automáticos que substituem o ambiente ao seu redor quando você está em uma videoconferência. A aplicação serve para usuários que não queiram que o seu ambiente seja uma distração em reuniões.

Foto: Divulgação/Microsoft
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Gravar

Em reuniões com colegas ou apresentações que possam ser utilizadas em outras situações, a solução é gravar a reunião. Ela pode ser utilizada pelo administrador, desde que sua equipe ou organização permita. Pode ser uma solução também para produtores de conteúdos e entrevistas. Após finalizar as gravações, o conteúdo fica disponível na pasta streaming, em aplicações.

Compartilhado apresentações

É possível compartilhar suas apresentações com a equipe por meio do Microsoft Planner, Asana ou Trello além da possibilidade de compartilhar slides feitos no PowerPoint. Na opção de compartilhamento de aplicativos não é preciso que todos vejam seu desktop, na opção "compartilhar" os usuários só vejam a tela que o administrador permitir.

Foto: Divulgação/Microsoft
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Audio Conferencing

A plataforma permite também fazer reuniões apenas de áudio como ligações em grupo, indicadas quando a conexão de internet não está com velocidade o suficiente, ou para encontros mais rápidos de troca de ideias com o grupo. Pelo Teams, é possível também fazer discagens para pessoas de fora da organização.

Encontros com pessoas externas

É possível realizar reuniões e videochamadas também com pessoas que não fazem parte da organização. Para isso, basta enviar um convite de reunião para o e-mail do convidado que deve aceitar os termos da organização, como códigos de conduta, para participar dos encontros.

Os convidados externos ficam aguardando em um lobby virtual até serem aceitos pelos participantes da reunião, o que permite mais privacidade no contato. Os convidados podem participar das reuniões sem instalar o aplicativo do Microsoft Teams, que pode ser aberto nos navegadores Chorme e Edge.

Silenciar participantes

Nas reuniões com mais de cinco pessoas, é possível silenciar participantes que estejam com o microfone aberto durante as explicações, que podem atrapalhar a compreensão dos demais membros do grupo. É possível silenciar apenas um participante ou silenciar toda a lista do grupo.

Calendário

A agenda do Microsoft Teams permite criar compromissos, bloquear para realização de atividades, próximas reuniões e apresenta também prazos estabelecidos no Planner para facilitar a gestão de tempo e organização das atividades.

Planner

O Microsoft Planner oferece um gerenciador de tarefas integrado com a equipe. Semelhante a aplicativos como o Trello, é possível atribuir tarefas aos participantes e estipular prazos. É possível adicionar até 250 colunas horizontais com diferentes assuntos ou processos, além de definir cada passo para realização do trabalho separadamente. É possível também que o gestor avalie a produtividade da equipe através do painel.

My Analytics

O aplicativo My Analytics faz parte do pacote de serviços do Microsoft Office 365. A inteligência artificial do sistema ajuda a organizar o tempo, reservar espaços para manter o foco no trabalho sem distrações. Os usuários da plataforma recebem semanalmente relatórios sobre a sua produtividade, seu tempo de colaboração em equipe e produção.

Atalhos de teclado que podem ajudar

Alguns atalhos de teclado que podem facilitar a navegação no Microsoft Teams é pressionar a tecla "R" para responder a um tópico no chat, "ALT + O" para anexar um arquivo a conversa. Atalhos como "CTRL + SHIFT + M" para habilitar e desabilitar o mudo em reuniões e "CTLR + Shift + O" para abrir e fechar a câmera em reuniões.

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