Antes de ler este artigo, recomendo que leia a primeira parte, com as dicas essenciais de organização de sua agenda para 2018.
Recapitulando a diferença entre compromissos e tarefas: compromisso é algo que tem dia, hora e local exatos para acontecer. Por exemplo, uma consulta médica, uma reunião de trabalho, uma prova da faculdade ou um voo. Tarefa é algo que, salvo raras exceções, ao invés de dia e hora para acontecer, tem prazo. Uma exceção seria a ingestão de medicamentos, que via de regra exigem extrema pontualidade, mas não exigem local. Você pode ingeri-los a qualquer momento, mesmo durante algum compromisso ou atividade. A não ser que você faça infusão em alguma clínica ou hospital — nestes casos, a tarefa se transforma em compromisso.
São exemplos de tarefas:
1) entregar um trabalho escolar: você tem até um certo dia exato para conclui-lo
2) fazer as malas para uma viagem: é desejável que se faça as malas até 1 dia antes de viajar
3) estudar para uma prova: é desejável que se comece a estudar com vários dias (ou semanas) de antecedência
4) tomar um antibiótico: todos os dias às 7h, 15h e 23h pelos próximos 7 dias
5) agendar consulta no dentista a cada 6 meses
6) pagar a conta de luz todo dia 10
São exemplos de compromissos:
1) Consulta médica às 14h do dia 10, na clínica ou consutório onde o profissional atende
2) Almoço de aniversário da sua mãe domingo ao meio dia, na casa dos seus pais
3) Palestra sobre empreendedorismo sexta às 19h, online
4) Prova de matemática dia 15 às 8h, na sala 219 do bloco B da sua escola
Algumas tarefas não tem prazo, como por exemplo, as tarefas domésticas — lavar roupas, trocar roupas de cama e toalhas, limpar a casa etc. Mas você pode atribuir data e hora como prazos desejáveis. Outras tarefas sem prazo podem estar condicionadas à tarefas com prazo, por isso é fundamental que se dê prioridade e se defina uma data de conclusão. Por exemplo, comprar cartucho para impressora. Pois sem ele você não conseguirá imprimir seu trabalho escolar, que acabará atrasando. Assim, tarefas que estão condicionadas entre si podem ser agregadas e transformadas em projetos. Falarei mais sobre projetos e conextos em um post exclusivo sobre o tema.
Vamos ao que interessa: os apps escolhidos para 2018
Lembretes do iOS e do Gmail
Seu smartphone iOS ou Android já vem com um gerenciador de tarefas nativo! No iOS ele é o app Lembretes. Acho-o bem pobre de recursos, mas ele salva suas coisas no iCloud e as sincroniza entre seus diversos dispositivos da Apple. Se você é um iniciante, pode começar por ele para criar o hábito, partindo depois para soluções mais completas. Se você é usuário Android, suas tarefas estão junto com o Google Calendar, não possuindo um app em separado, o que acho péssimo para quem gosta de ver os afazeres no formato de lista. Não recomendo.
Microsoft To-Do (iOS, Android, Windows, web)
Se você é usuário Android inciante, sugiro que no lugar dos lembretes do Google Calendar use o Microsoft To-Do. Ele é simples de recursos, mas muito amigável. Para quem quer começar a criar o hábito de criar listas de afazeres e controlá-las sem esforço, é uma excelente solução.
A Microsoft também é dona do Wunderlist, um app de tarefas mais antigo que foi comprado depois por ela. Por que ela tem 2 soluções de tarefas, isso é um mistério. Em todo o caso, os anos passam e minha birra com o Wunderlist permanece. Logo no início do serviço, após um upgrade de versão, passei pela desagradável experiência de perder todos os dados. É difícil recuperar a confiança em um serviço após incidente tão grave, mas fiz nova tentativa no final do ano passado. Ele está mais completo e bonito, mas uns bugs chatos no calendário da versão Android não mudaram minha rejeição.
Todoist (iOS, Android, Mac, Windows, web)
Quem me acompanha sabe que esta é minha solução já há alguns anos. E continuará sendo em 2018. Uma coisa que só o Todoist consegue: ser super simples e intuitivo para usuários iniciantes, mas ao mesmo tempo, ser recheado de recursos e integrações para os mais exigentes.
Além de usá-lo na minha vida, uso com meus alunos e clientes leigos em tecnologia que buscam ser mais organizados. Já dei até uma aula online sobre tarefas usando-o como referência, explicando ainda conceitos básicos que você pode aplicar em sua vida mesmo que você ainda use agenda de papel.
Gosto particularmente da adição inteligente de tarefas (ele entende quando digo “dia das mães” e coloca na data certa no calendário) e o reagendador automático de tarefas atrasadas, escolhendo sozinho aa datas ideais por “aprender” com meus hábitos de produtividade.
Possui uma versão gratuita básica e uma paga com mais recursos. É possível também compartilhar projetos e tarefas com outros usuários, em formato de chat com direito a anexo de arquivos.
Any.do (iOS, Android, Mac, web)
De cara confesso que não curto muito o jeitão hiper clean e moderno do Any.do, mas reconheço sua eficiência e empolgação dos fãs, principlamente entre a turma da Apple.
É bem completo e a exemplo do Todoist, funciona também na nuvem e com versões gratuita e paga. Apesar de não ser usuária, reconheço nele uma função matadora: integrar-se ao calendário do seu smartphone, permitindo a visualização (e edição!) tanto dos compromissos como tarefas em um único ambiente. Só o Any.do faz isso atualmente. Matador! Uma pena que deixa meio de lado quem usa PC Windows.
E para equipes?
Há duas soluções interessantes para gerenciar tarefas e projetos de equipes: o Trello e o Asana. Já usei o Trello em um projeto há algum tempo e confesso que não me adaptei. Para quem é “mobile first”, falta maior versatilidade em alguns recursos; para certas coisas ele exige conexão permanente — para mim, o problema mais sério, mesmo em se tratando de uma solução com viés corporativo. Já o Asana é mais simples, a ponto de, perto do Trello, nem parecer uma solução para equipes. O Todoist também tem ferramentas de colaboração e, nisso, ambos funcionam de forma parecida. O Asana é mais bonito e limpo em mobile que o Trello, que ao meu ver, com sua interface de cards, é mais bacana em desktops. Deixo a escolha a cargo do leitor, que deve experimentar tudo antes de fazer sua escolha.
Deixe sua opinião