Recentemente participei de um grupo de estudos em uma faculdade em Curitiba. Esta equipe se concentrou em discorrer sobre as novas formas de comunicação (ferramentas) e um dos destaques foi o questionamento se o e-mail que utilizamos há anos, estaria com os dias contados.
A resposta é que a curto prazo, não! Alguns números apresentados por um estudo norte americano mostram a realidade hoje desta nossa conhecida ferramenta. Em todo o mundo, são mais de 3,7 bilhões de pessoas com contas em e-mail. Juntas elas geram mais de 270 bilhões de mensagens diariamente.
Seu principal ‘concorrente’, o Whatsapp, tem hoje 1,2 bilhão de usuários e gera perto de 50 bilhões de mensagens. Claro que esses números devem se equilibrar nos próximos anos, devido à importância que as mensagens instantâneas ganharam em nossas vidas.
Se pararmos para analisar, o Whatsapp excluiu tarefas não só dos e-mails, mais principalmente, dos telefones fixos e das ligações em celulares. Pense rápido: quantas ligações você recebe diariamente em sua mesa de trabalho ou em seu aparelho particular? Certamente menos do que você recebia há um ou dois anos. Mas você não deixou de falar com as pessoas. A forma que mudou.
Se o modelo de comunicação se diversificou, é hora de utilizarmos bem aquilo que temos em mãos. Use seu e-mail para assuntos mais robustos, que exigem um tempo maior de análise, que precisa ser formalizado. Evite entupir as caixas de colegas com mensagens desnecessárias. Tenha em mente que essa ferramenta permite que você não responda o seu interlocutor imediatamente. Crie ainda mecanismos de filtro, onde mensagens indesejadas vão direto para o lixo e não ficam lhe perturbando na caixa de entrada.
Já para Whatsapp, prefira a utilização para comunicação instantânea. Não se demore muito a responder, pois a ferramenta pede isso. Quando tocava o seu celular, você logo não atendia até dois anos atrás? Com o Whatsapp é mais ou menos isso. Contudo não exagere com a facilidade que essa ferramenta lhe oferta hoje. Tenha em mente a finalidade dos grupos os quais você participa. Não seja o chato a mandar tudo a todos. Existem perfis de grupos, e eles precisam ser respeitados.
Use sim dos áudios, mas cuidado para não se tornar um monólogo. Quando precisar, faça a ligação para a pessoa, de a orientação necessária, pergunte, tire dúvidas para não se perder o fio da meada entre uma mensagem e outra. Certamente você será mais assertivo nas questões que precisará resolver.
E, por último: cuidado para não replicar as informações em diversos canais. Ou seja, passa um arquivo via Whatsapp, outra vez passa por e-mail, outra vez liga. Dica: se você começou um diálogo via whatsapp, finalize. Não deixe parte no e-mail ou via telefone. No dia a dia isso é péssimo, porque as pessoas têm muita coisa para gerenciar e na hora de fazer o controle daquilo que foi discutido não sabe exatamente em que canal a mesma foi transmitida, apenas sabe que o foi. E lá vai procurar, isso rouba muito tempo das pessoas.
No mais, aproveite as ferramentas que elas têm em mãos. A tecnologia é nossa aliada, cabe a nós termos a capacidade e discernimento de como melhor utilizá-las.
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