Por que os projetos morrem?

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Quem já não testemunhou a morte daquele projeto que prometia ser a grande sacada de inovação da empresa? Ou aquele outro, que reduziria substancialmente os custos? Se eram tão importantes, por que morreram? Projetos voltados à inovação, busca de diferenciais competitivos, excelência operacional e redução de custos, para mencionar apenas alguns, são de grande relevância para o futuro das empresas. Entretanto, todos têm um inimigo em comum: a rotina do dia a dia. Mesmo equipes muito competentes e comprometidas acabam vendo seus projetos minguarem até a morte, causando perda de competitividade e comprometendo resultados futuros, e até a própria sobrevivência. O que fazer então?

Fique atento aos sinais vitais do projeto

Para ter boa saúde sabemos que é preciso alimentação saudável, exercícios físicos, consultas e exames periódicos, e agir no caso de alguma indicação de perigo. Com projetos não é diferente.

Alimentação saudável: todo projeto precisa de recursos materiais e humanos para seu bom andamento. Orçamento e uma agenda bem negociada para garantir o tempo de dedicação necessário é um bom começo. Prever quem irá cobrir a rotina das pessoas dedicadas ao projeto costuma ser uma boa prática, assim como se faz em escalas de feriados ou férias.

Exercícios físicos: uma agenda recorrente e cadenciada para o acompanhamento constante do que já foi realizado e o que falta realizar. Um "personal trainer" (gerente de projeto ou consultor) pode ajudar nessa disciplina.

Consultas médicas: recorrer periodicamente à alta direção para mostrar os progressos e dificuldades enfrentadas no projeto, e tirar deles orientação e apoio para avançar, são injeções de ânimo e energia.

Exames: manter documentos que relatam a evolução do projeto (status reports), apontando de forma clara e específica as atividades necessárias e evidências concretas de sua realização. Ao menor sinal de perigo, busca-se adaptar os "exercícios físicos" e conversar com a alta direção nas "consultas".

A gestão de projetos é a medicina adequada

Tudo isso é uma simplificação do que se chama Gestão de Projetos. Com essa prática é possível estruturar e conduzir bem um projeto desde seu início, e sobretudo, manter o olhar fixo na sua conclusão e no alcance dos objetivos.

Segundo o consultor e professor da UTFPR, Ney José Kloster, o ponto crucial está no que chamamos aqui de "exercícios físicos", que é a cadência no acompanhamento das atividades do projeto e de seus responsáveis. Em suas práticas, busca manter a equipe de projeto no mesmo ambiente físico, para encurtar distâncias e burocracias, promovendo essa cadência de forma ágil. Assim, há uma organização e mobilização em torno do projeto que evita a perda de energia e de foco.

Uma dica de leitura não tão óbvia sobre o assunto é o livro As 4 Disciplinas da Execução (Ed.Elsevier), que apresenta de forma muito prática os meios de não se deixar que importantes iniciativas morram nas empresa, fazendo com que grandes conquistas sejam alcançadas.

Sandro Gomes é sócio-diretor da CrossVision – Consultoria e Assessoria em Gestão de Negócios e Marketing

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