Organize sua forma de trocar e-mails:

> Separe seus contatos por grupos sociais: amigos, colegas de trabalho, família etc.;

> Antes de enviar um e-mail a muitas pessoas, independentemente de seu conteúdo, lembre-se de colocar os endereços em cópia oculta. Nada mais desagradável que expor o endereço eletrônico a uma infinidade de pessoas;

> Filtre os conteúdos de acordo com os destinatários, principalmente para casos de mensagens prontas;

> Evite mandar correntes e demais tipos de mensagens para e-mails profissionais. No trabalho, ninguém tem tempo de olhar esse tipo de coisa;

> Cuide para que toda a informação que você quiser passar esteja no corpo do e-mail. Isso evita que o mesmo assunto tenha de ser prolongado por várias mensagens;

> Cuidado com mensagens longas demais. Nem todo mundo tem tempo de ler textos compridos;

Seja sincero consigo mesmo. Você lê todos os e-mails que chegam para você? Tenho certeza de que a maioria esmagadora responderá que não; afinal, a quantidade de informação que recebemos diariamente pelos diversos tipos de canais de comunicação é enorme. São e-mails profissionais, pessoais, piadas, pedidos, correntes religiosas, protestos e uma infinidade de outros assuntos, nem sempre relevantes ao interlocutor. Fora todas as outras formas possíveis de nos encontrar: telefones, sites de relacionamento (pessoal e profissional), celulares, bips etc. Mesmo assim, pelo que vejo diariamente acontecer com as pessoas a minha volta, arrisco-me a dizer que o celular e o e-mail caminham lado a lado no ranking de ferramentas mais utilizadas para as pessoas nos contatarem.

Porém há uma diferença muito grande entre os dois. No celular, normalmente, as pessoas nos procuram quando realmente têm algo a nos dizer. Pode ser algo importante ou nem tanto, mas o que tem para ser dito é dito e ponto final (não estou falando de namoricos por telefone, que se estendem por horas a fio). Já por e-mail as pessoas tendem a ser mais prolixas. E o pior, algumas usufruem tanto dessa ferramenta que enchem a caixa das pessoas com textos e mais textos nem sempre pertinentes. Sem contar a chuva de spans (e-mails enviados a uma grande quantidade de destinatários ao mesmo tempo. Normalmente são propagandas de produtos e serviços diversos) que lotam nosso e-mail sem pudor algum.

Decidi escrever sobre isso porque observei nos últimos tempos uma grande dependência das pessoas em utilizar o e-mail para se expressar. Dentro das empresas, por exemplo, vejo pessoas que sentam lado a lado se comunicarem através de e-mails e, no final do dia, somarem quantidades exorbitantes de mensagens, umas lidas, outras não. Isso acontece por vários motivos. Os mais preocupados, utilizam o e-mail como forma de documentar pedidos e avisos que, posteriormente, podem gerar algum tipo de problema. Os mais políticos acreditam que por e-mail conseguem manter uma proximidade maior com pessoas que não dão tanta abertura para um contato mais contíguo. Há quem utilize o e-mail por timidez. E outros, ainda, preferem o e-mail, pois acreditam se expressar melhor através da escrita.

Por causa disso, muitas informações realmente relevantes acabam se perdendo em meio a tanta baboseira. Pense comigo, se uma pessoa sempre me mandar mensagens com conteúdos que não me interessam, no momento em que eu me encher disso, não darei mais atenção a suas mensagens. Na hora que ela me mandar algo realmente fundamental, pelo costume, ignorarei suas mensagens e não terei acesso àquele e-mail.

É aí que chego ao ponto em que queria. É preciso ter uma maior consciência ao enviarmos e-mails para nossos contatos. As ferramentas de comunicação têm sido banalizadas por todos, fazendo com que informações importantes não cheguem a seu destino devidamente. Veja, se você tem o costume de expedir muitos e-mails, sugiro que pense antes de enviar se é necessário realmente que o faça. Há casos em que você pode optar por falar pessoalmente ou esperar até que haja uma oportunidade para tal. Se for realmente necessário o envio, tente colocar todas as informações necessárias numa mensagem só. Assim, evitará que a pessoa retorne aquele e-mail com perguntas que você poderia ter respondido na primeira mensagem. Afinal, a falta de informação pode gerar problemas sérios de entendimento para o interlocutor, assim como aumentar exponencialmente o troca troca de mensagens por um mesmo assunto.

Pensando por outro lado, quem recebe muitos e-mails precisa ter disciplina para dar conta de olhar e responder a todos. Cada um acha uma maneira mais fácil. Eu, por exemplo, prefiro montar pastas em que separo as mensagens por temas. Assim, na hora que precisar achar um determinado e-mail, sei exatamente onde procurar. Além disso, procuro responder no mesmo dia às mensagens que recebo, na medida do possível. E, por fim, aprendi a ignorar qualquer corrente de e-mail que chega até mim. Concordo que algumas são bonitinhas e outras engraçadas, mas deixo estas para um momento em que estiver realmente livre para olhá-las.

Você sente ciúmes quando seu marido diz que tem de trabalhar até tarde? E quando sua esposa precisa viajar pela empresa, você fica chateado por ter de cuidar sozinho da rotina de seus filhos? Então não perca o que Bernt Entschev tem a dizer sobre isso na próxima sexta-feira, 17 de julho, no Bom-Dia Paraná.

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Teste

Qual é o papel do e-mail na sua vida?

1. Você repassa os e-mails que você acha interessante (textos, notícias, piadas, reflexões) para as pessoas de sua lista de endereços?

a) Tudo que acha legal, passa pra frente.

b) Se o tema for interessante, seleciona as pessoas que poderiam receber e repassa.

c) Nunca repassa.

2. Você quer marcar um encontro com um amigo:

a) Envia um e-mail e combina todos os detalhes em trocas de mensagens.

b) Pode até iniciar por e-mail, mas liga pra combinar os detalhes.

c) Só por telefone.

3. Ao repassar informações para seus colegas do escritório:

a) Envia sempre por e-mail.

b) Os assuntos que devem ser formalizados são enviados por e-mail. Os demais são tratados pessoalmente ou por telefone.

c) Resolve tudo no contato pessoal ou por telefone.

4. Quando você escreve uma mensagem, você:

a) Dá muitos detalhes deixando o e-mail um pouco extenso.

b) Procura ser objetivo e fornece detalhes pessoalmente.

c) Se tiver que escrever, é o mais objetivo possível.

5. Quanto tempo você passa por dia lendo, respondendo e enviando e-mails?

a) Em torno de duas horas e meia ou até mais.

b) Até uma hora por dia.

c) Não mais que 20 minutos.

6. De manhã, quando você chega ao trabalho, a sua caixa de entrada:

a) Tem pelo menos 50 e-mails.

b) Tem de 10 a 15, incluindo o lixo eletrônico

c) Menos de 10 mensagens, incluindo o lixo eletrônico.

Qual alternativa você mais marcou?

"A": Você exagera no uso do e-mail. Cuidado você pode se tornar improdutivo e inconveniente.

"B": Você é ponderado e utiliza o e-mail com coerência. Continue assim.

"C": O uso do e-mail não é tão ruim assim. Experimente utilizá-lo de vez em quando. Isso pode otimizar o seu trabalho.

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