O controle espartano de custos e a redução de despesas têm sido regras de ouro para atravessar momentos de crise econômica. Quando adotada como rotina na empresa, a prática dá fôlego extra nos momentos de queda de faturamento. Para o escritor norte-americano Barry Moltz, consultor empresarial e autor de obras sobre gestão, há pelo menos nove ralos de dinheiro aos quais toda companhia precisa estar atenta para evitar desperdício de recursos.
Em comum, a falta de planejamento estratégico para combinar necessidades da empresa e metas de crescimento pode acabar afetando o caixa e comprometendo o futuro dos negócios. Veja os “furos do balde” por onde vazam recursos, conforme apresentado por Moltz durante o Sage Summit 2015, evento dirigido a pequenas e médias empresas, realizado em New Orleans (EUA), pelo Grupo Sage, especializado em soluções tecnológicas de gestão.
Marketing on-line
O consultor avisa: fique no jogo até aprender como ele funciona. Para Moltz, a máxima vale para o marketing digital, que tem feito empresas investirem em planos de divulgação sem critérios claros de alcance. “O investimento em marketing digital exige alguém preparado para essa tarefa”, diz. Direcionar os anúncios por demografia, saber interpretar os dados e usar palavras-chave para aumentar a relevância nas buscas são essenciais para a ferramenta gerar melhores resultados.
Viagens mal planejadas
Essenciais para abrir novos mercados e prospectar clientes, as viagens corporativas podem ser ralos de dinheiro. Para controlar os gastos, Moltz sugere hospedagens próximas aos eventos e compromissos, além do uso de transporte público no lugar de táxis, troca de jantares caros por cafés mais modestos e alternativas gratuitas de comunicação, como Skype.
Planos de celular
O desconhecimento sobre as reais necessidades da empresa pode levar ao desperdício com ferramentas básicas de trabalho, como a telefonia móvel. Pacotes superestimados custam mais do que a companhia realmente precisa para funcionar. Pesquisa apresentada por Moltz mostra que 48% dos trabalhadores das pequenas empresas nos EUA usam menos do que 300 MB de transferência de dados por mês. O ideal é estudar o consumo real para buscar o melhor fornecedor ou usar serviços de VoIP.
Sites sofisticados
Construir um site eficiente para marcar presença na internet não exige investimentos além do caixa de um pequeno negócio. O importante é avaliar a utilidade da página e dimensionar o desenvolvimento para esse propósito. Moltz lembra que, em geral, há descompasso entre o que a empresa deseja dizer e o que o cliente está realmente interessado. Decifrar essa relação amplia a relevância na web, muito mais do que sites extremamente sofisticados e caros.
Projetos inacabados
Estabelecer novos projetos sem verificar sua eficiência e resultado é o mesmo que jogar dinheiro pela janela, na opinião de Moltz. O acompanhamento é fundamental para orientar as decisões e até interromper algo que não tenha funcionado como o planejado. A supervisão pode ser feita com ferramentas adequadas de gestão, que ajudam na comparação de dados.
Quadro funcional
Contratações equivocadas e adiamentos de demissões necessárias quando o funcionário não tem o rendimento esperado são atitudes que impactam nas contas. Moltz ensina a usar uma regra de ouro: “leve tempo para contratar e seja rápido para demitir”. Manter uma equipe ineficiente ou mal orientada é erro comum na hora de controlar as despesas.
Indecisões
Um momento de indecisão pode ocupar o restante do dia, observa Moltz. Ele dá um roteiro para resolver dúvidas em pouco tempo e eliminar o prejuízo da perda de uma oportunidade: definida a questão a ser decidida, liste duas ou três alternativas e os resultados esperados de cada uma. É importante considerar as consequências irreversíveis dessas possibilidades avaliadas e ponderar a cultura da empresa antes de fazer a escolha e comprometer-se com sua execução e resultados.
Pornografia
Não faltam distrações no ambiente de trabalho e uma das mais prejudiciais à produtividade são o acesso livre a sites pornográficos. Ainda que o telefone ocupe bom tempo do colaborador – 50% , de acordo com dados da consultoria Nilsen, de 2010 –, a navegação em sites impróprios é a atividade de 29% dos adultos norte-americanos nos computadores corporativos. As soluções incluem o rastreamento do uso, bloqueio ao acesso e punições claras para a prática.
Tecnologia
Não dá para uma empresa abrir mão da tecnologia. É uma leitura de dados sobre os próprios negócios que vão dar munição para decisões do dia a dia, das estratégicas às corriqueiras. Mas é preciso recorrer a soluções adequadas à operação, que proporcionem o monitoramento da gestão e o planejamento para crescer.
A receita é simples: “comece pelo básico”.
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