Empresa de Curitiba quer faturar R$ 1 milhão arrumando a papelada de outras companhias

• 0

A crise econômica dos últimos anos e a consequente necessidade das empresas de reduzir custos – e até seu espaço físico – foi uma oportunidade de negócio para os sócios Rodrigo Setti e Guilherme Karam. A aposta deles foi na oferta de um serviço bastante útil, com pouca oferta no mercado e que faz muita diferença quando o assunto é cortar despesas: digitalizar documentos para diminuir o espaço físico que os papeis ocupam, além de facilitar o acesso à informação.

A Documentalize abriu as portas no início de 2015 e em poucos meses já tinha uma carteira grande de clientes, principalmente em áreas como escritórios de advocacia, cartórios e consultórios médicos. Nesse primeiro ano, o faturamento anual da empresa foi de R$ 120 mil. Um valor bastante satisfatório para quem começou com um investimento de apenas R$ 3 mil. Nos dois anos seguintes, o valor foi dobrando: R$ 280 mil em 2016 e R$ 530 mil em 2017. Para 2018, a projeção é chegar a R$ 1 milhão.

LEIA MAIS: 10 franquias para abrir em cidades pequenas, de até 50 mil habitantes

Rodrigo e Guilherme ficaram surpresos com o crescimento rápido em plena crise. A demanda por gestão de documentos foi crescendo tanto que, em dois anos de empresa, eles abriram duas filiais fora de Curitiba: uma em Londrina e outra em Florianópolis, Santa Catarina.

Por conta delas, e da perspectiva do aumento da procura principalmente em Curitiba, a equipe da Documentalize deve saltar dos dez funcionários que tem hoje para vinte. “Estudamos ainda a possibilidade de abrir franquias. Mas queremos analisar bem antes porque a ideia é franquear apenas para quem entende do negócio, profissionais capacitados em gestão da informação, para que o serviço mantenha a qualidade”, explica Rodrigo.

Serviço foi essencial na crise

Formados em Gestão da Informação, os dois sócios tinham um perfil empreendedor desde a faculdade. Mesmo com poucas disciplinas no currículo voltadas para empreendedorismo, eles sempre buscavam soluções criativas para os projetos que desenvolviam como alunos, pois sabiam que esse era o caminho para ter sucesso na área. Quando se formaram, Rodrigo foi contratado em uma empresa que também fazia gestão de documentos e Guilherme fornecia produtos para área corporativa.

Mas os dois ficaram pouco tempo nessas ocupações e resolveram empreender juntos. Três dias depois de deixarem seus empregos, estavam com a Documentalize funcionando. Juntos também abriram um restaurante, mas fecharam quando a empresa começou a crescer e precisavam dedicar-se integralmente a ela. “Logo no início pegamos um trabalho com 100 mil páginas para digitalizar. Éramos apenas nós dois”, comenta Rodrigo.

O case da empresa virou exemplo para os estudantes. Os sócios recebem alunos e professores em seu escritório para mostrar como o trabalho é feito. Além da digitalização, que é o carro chefe do negócio – responsável por 80% do faturamento – eles também fazem consultoria e apresentam soluções de redução de custos com papel para os clientes.

Eles conseguem, por exemplo, reduzir em até 50% o volume dos departamentos das empresas e escritórios, fazendo compactação de papel para aqueles documentos que não podem ser descartados. Para isso, usam uma máquina que retira o ar de dentro de dentro dos plásticos em que eles ficam.

Rodrigo explica que essa reorganização de documentos tornou-se bastante necessária para as empresas na época da crise porque muitas buscavam sedes com alugueis mais baratos e, portanto, com menos espaço. Não podiam mais manter o custo de uma sala apenas para guardar papeis. Além disso, muitos departamentos de recursos humanos também precisaram se organizar para fazer as adequações do quadro de funcionários das empresas.

Sustentabilidade também importa

Trabalhar com gestão de documentos requer que os profissionais pensem também no meio ambiente. Fazer com que uma empresa deixe de usar papel não é apenas uma forma de organização, mas também de reduzir o corte de árvores, comportamento que é tendência nos negócios que se preocupam em atuar de forma mais sustentável.

Entre 2015 e 2017, a Documentalize digitalizou cerca de 10 milhões de páginas de 480 clientes atendidos. Para que o serviço prestado leve em conta a sustentabilidade, os sócios fazem questão de contratar profissionais arquivistas e gestores da informação – formados ou estudantes – que sejam qualificados e entendam a importância da economia de papel.

O aumento de clientes interessados em digitalizar seus documentos que buscam o serviço da Documentalize se deu basicamente pelo uso de marketing digital, além de algumas ações pontuais e participação em eventos. Por mês, os sócios investem R$ 3 mil nessas divulgações. A preferência por essa forma, e não visita direta ao cliente, é uma escolha que segue a filosofia da empresa de não ser invasiva e manter seu quadro de funcionários enxuto, voltados essencialmente para o serviço que oferecem.