13 regras de ouro para seguir ao mandar e-mails

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Nem tudo é intuitivo no que diz respeito ao contato profissional por e-mail. Muitas vezes, uma mensagem mal escrita ou descuidada pode significar a perda de uma oportunidade ou fazer com que sua mensagem seja sumariamente ignorada pelo destinatário.

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A especialista Sharon Schweitzer, do Glassdoor, fez para o Business Insider uma lista de regras essenciais para qualquer e-mail profissional. Confira abaixo as 8 coisas que você sempre precisa fazer – e as 5 que deve evitar.

8 regras para seguir sempre:

1.    Preste atenção ao assunto

O assunto do e-mail deve conter um resumo do que estará disponibilizado no corpo. Assuntos como “olá” ou “FYI” tiram interesse. Jamais deixe esse campo em branco.

2.    Use um cumprimento polido

“Oi” e “E aí” são exemplos de cumprimentos que não devem ser usados em e-mails profissionais. É melhor usar “bom dia” ou “olá”, de acordo com a especialista.

3.    Apresente-se

Em culturas diretas, é importante apresentar-se antes de começar a passar a mensagem do e-mail. Um exemplo da prática: “Caro (...). Meu nome é (...), consegui seu contato através de (...)”.

Isso é essencial principalmente quando o e-mail é seu primeiro contato com a pessoa em questão.

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4.    Pesquise a cultura local

No Japão, o item descrito acima é considerado rude caso sua experiência profissional não esteja no mesmo nível da pessoa para quem o e-mail é endereçado.

Sempre que entrar em contato com uma pessoa alocada em outro país, pesquise as melhores práticas locais para não cometer atos desrespeitosos.

5.    Repita os anexos

Sempre que possível, repita o conteúdo dos documentos anexos no corpo da mensagem. Isso facilita a leitura e passa uma melhor impressão, já que baixar arquivos enviados por e-mail pode trazer riscos de segurança.

6.    Responda dentro do prazo

É cortês responder e-mails em um prazo de até 24 horas. Caso você deixe a pessoa esperando tempo demais intencionalmente, explique polidamente suas razões no momento que responder.

7.    Proteja-se

E-mails são acessíveis por entidades, para além da pessoa que respondeu. Qualquer mensagem enviada deve conter apenas informações seguras – considere o que aconteceria caso um colega, a polícia ou até mesmo um hacker tivesse acesso a ele. Sempre imagine que aquela é uma mensagem pública.

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8.    Atente à gramática

Revise quantas vezes achar necessário qualquer mensagem enviada profissionalmente. Erros gramaticais ou de digitação podem ser extremamente prejudiciais.

5 coisas para evitar:

1.    Não use humor ou sarcasmo

Pessoalmente, piadas até podem fazer sentido. Em uma mensagem escrita, porém, a chance de elas serem mal interpretadas é grande demais para correr o risco. Além disso, cada cultura possui um senso de humor próprio.

2.    Não aperte “responder a todos”

Sempre preste atenção a todos os destinatários para evitar enviar e-mails a pessoas que não precisam recebe-los. Quando a área de recursos humanos pede voluntários para determinado projeto, por exemplo, os colegas que receberam a solicitação não precisam ler também sua mensagem sobre a participação.

3.    Não use emojis

Ícones sorridentes amarelados foram criados para mensagens de texto e conversas descontraídas. Além disso, e-mails com emojis podem ser filtrados pelo servidor e jogados instantaneamente na caixa de spam.

4.    Não seja negativo

Palavras negativas são conhecidas por terem conotação raivosa e podem criar situações desconfortáveis. Use palavras objetivas e atente-se aos fatos. Más notícias podem ser divididas pessoalmente.

5.    Não se esqueça do encerramento

Encerrar uma conversa por e-mail é importante para fechar um assunto e demonstrar que não é mais necessário perpetuar aquele ciclo. Termine seus e-mails com uma saudação, como “obrigado”, “Att”, entre outros.