Como manter o foco em reuniões?

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Existe um mito de que reuniões de trabalho costumam perder o foco, que muitos assuntos aleatórios costumam vir à tona, e que, no fim das contas, o que precisava ser resolvido fica em segundo plano. Mas, na realidade, isso somente acontece se a reunião não tiver sido bem planejada – e se os participantes não estiverem, de fato, compenetrados nela. Existem formas de otimizar as reuniões, de evitar o desvio de tema e de reduzir o tempo das mesmas. Mas, quais são elas?

Será que é mesmo difícil fazer uma reunião render? Um planejamento bem feito e uma equipe engajada podem fazer reuniões rápidas e eficientes / Foto: YEC

Planejamento

A principal maneira de fazer uma reunião ser eficaz é planejá-la. É preciso estabelecer uma pauta estruturada, que esmiúce tudo o que precisa ser tratado. É imprescindível delimitar os objetivos a serem atingidos na reunião em ordem cronológica. Ou seja, é preciso estabelecer quais respostas o grupo precisará ter ao final da reunião, e seguir o foco.

Além do planejamento da temática, é preciso limitar o tempo da reunião, para que os assuntos sejam tratados com objetividade e para que não se perca o foco. Ferramentas como lousa e flip-chart podem ser utilizadas para exibir as pautas e o tempo destinado a cada uma delas.

Nível do grupo

Outro ponto importante ao convocar uma reunião é se atentar para o nível das pessoas do grupo. É preciso que todos estejam no mesmo nível de interação do assunto, que tenham o mesmo nível de conhecimento, pois isso está diretamente ligado à produtividade da reunião. Afinal, para convocar um profissional para a reunião é preciso que o assunto seja relevante para ele e que ele seja relevante nas decisões. Quem está na reunião deve obrigatoriamente participar dela, desta forma não se convoca ninguém desnecessário e mantém-se o foco.

Duração e intervalos

Reuniões excessivamente longas são cansativas e acabam por resolver pouca coisa. Caso seja impossível resolver o assunto em menos de duas horas é preciso, então, planejar intervalos de alguns minutos, para recuperar o foco dos participantes e também a disposição para discutir e resolver as pendências.

E o celular?

O uso do celular em reuniões é inadmissível. Além de a pessoa não conseguir se concentrar em duas coisas ao mesmo tempo – no celular e na reunião, é uma tremenda falta de respeito ignorar quem está falando para responder e-mails, dar uma olhadela no Facebook ou mandar uma mensagenzinha no WhatsApp. Caso o profissional esteja aguardando uma ligação importantíssima, ele pode deixar o aparelho no vibracall no bolso, e pedir licença quando, e se, a ligação acontecer. Mas é melhor evitar acumular compromissos para o horário da reunião, é uma questão de educação, de postura.

Outro ponto crucial que tange à educação é a pontualidade, ela é crucial. As pessoas culpam cada vez mais o trânsito, a sobrecarga, os contratempos, para justificar os próprios atrasos. O fato é que se a pessoa sabe que o trânsito é ruim, ela deve sair mais cedo para o compromisso. É preciso contar com contratempos, e é melhor estar adiantado que atrasado. Caso seja percebido que o atraso vá inevitavelmente acontecer, é importante ligar avisando, antes mesmo de estar atrasado, calculando quanto tempo a mais demorará a chegar. É um comportamento respeitoso com quem está esperando.

É importante lembrar que se uma reunião é convocada, existem assuntos que precisam ser resolvidos, portanto eles devem ser priorizados. O profissionalismo é importante para que o tempo de todos seja utilizado com sabedoria, e para que os problemas sejam resolvidos de forma eficaz. Fazer uma reunião eficiente, rápida e focada não é difícil, é necessário apenas um mínimo de dedicação no planejamento e na execução.