Excesso de reuniões

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Durante minha rotina de trabalho, sempre me deparo com muitas reuniões ao longo da semana. Umas muito importantes, outras nem tanto. Alguns desses momentos são fundamentais para alinhar questões pendentes na empresa. São ocasiões em que decisões são tomadas, ações são criadas e outra infinidade de coisas realmente importantes são solucionadas. A minha preocupação é: reuniões muitas vezes são vistas como perda de tempo, até porque frequentemente são mal conduzidas.Acredito que existam três tipos básicos de reunião. As informativas, nas quais comunicados são feitos, mudanças explanadas e crises amenizadas. As consultivas, quando se pede conselhos, ideias e/ou apoio para alguma coisa. E, as que considero mais importantes, reuniões decisórias. Ambas são importantes, desde que bem aproveitadas.

Infelizmente, muitos profissionais utilizam o pretexto desses encontros para procrastinar algumas tarefas que consideram chatas ou, até mesmo, que encontram dificuldade em cumprir. Vários são os benefícios de uma reunião. São nelas que surgem as boas ideias que vemos diariamente no mundo corporativo. Aliás, não dá para imaginar grandes feitos, como fusões, compras, campanhas e lançamentos, sem uma infinidade de encontros entre as pessoas envolvidas no assunto.

Mas, para que você não se torne um daqueles profissionais que vivem enfurnados em salas com grandes mesas, reunidos com profissionais, clientes e/ou fornecedores, é fundamental entender que até as reuniões precisam ser planejadas. Assim, o tempo é utilizado de forma mais assertiva. Caso contrário, esses encontros serão sempre contraproducentes. Ora, cada hora trabalhada por um funcionário é dinheiro investido nele. Se um funcionário, por sua vez, perde seu tempo reunindo-se com colegas de forma ineficaz, para resolver assuntos irrelevantes, isso se torna um monte de frações de salários jogados no lixo. Sem contar na indisponibilidade. Há coisa mais chata que um profissional inacessível por estar sempre em reuniões? Por isso sugiro alguns cuidados ao tomar algumas horas de seu colega de trabalho:

Importância

Antes de marcar um encontro com outros profissionais que trabalham com você, pondere sobre a real necessidade dessa formalidade. Algumas pessoas gostam de marcar reunião para tudo. Porém muitos assuntos podem, e devem, ser tratados de forma mais rápida. Por exemplo, a simples ação de ir à mesa de um colega e decidir ali, em pé mesmo, algum assunto, já resolve o que, em uma reunião, tomaria horas dos dois.

Pauta

Defina pauta para as reuniões. Não há porque agendar um horário simplesmente para "definir ações". É fundamental que todos os participantes da reunião saibam quais ações são essas antes de se encontrarem, para que eles pensem sobre o assunto, façam os levantamentos necessários e não sejam pegos de surpresa com nenhum assunto desconhecido.

Pontualidade

Seja pontual e exija que todos os envolvidos sejam também. Aliás, cabe aqui o lembrete: convide para a reunião somente as pessoas realmente necessárias para aquele assunto. Não há porque envolver pessoas que nada tem a ver com um determinado tema. Além de ocupar o tempo do indivíduo desnecessariamente, ele, certamente, não contribuirá em nada, correndo o risco de atrapalhar as pessoas que são realmente fundamentais ali. Mas, voltando à pontualidade, quando um dos participantes se atrasar, não volte às coisas que já foram conversadas. Apenas peça que ele se inteire sobre o assunto posteriormente.

Tome nota

Anote tudo que for dito. Nem mesmo quem tem boa memória consegue lembrar de tudo que é falado em uma reunião. Anota­­ções são importantes para auxiliá-lo futuramente no cumprimento das tarefas que ali foram tratadas, ou que venham a surgir em outros momentos.

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TESTE

As reuniões lhe ajudam ou atrapalham?

1. Com que frequência você participa de reuniões internas durante a semana?

a) Em torno de 2 ou 3.

b) No mínimo 5.

2. Quem você convida para as reuniões?

a) Somente aquelas pessoas que estão diretamente ligadas ao assunto.

b) Todas as pessoas que, mesmo não participando diretamente, precisam ser informadas sobre o assunto.

3. As reuniões na sua empresa costumam ser:

a) Rápidas e objetivas.

b) Extensas e com muitos assuntos a tratar.

4. Como você resolve assuntos importantes do dia a dia:

a) Por telefone, e-mail ou falando diretamente com as pessoas. Por vezes, em reuniões.

b) Anota todas as informações e leva para as reuniões semanais.

5. Como são marcadas as reuniões na sua empresa?

a) Com antecedência e pauta definida.

b) Em cima da hora e sem pauta.

6. Em relação ao horário da reunião:

a) A hora de início e de término são delimitadas para otimizar a reunião.

b) Tem hora pra começar (embora sempre haja atrasos), mas não tem hora para concluir.

7. Como você sabe se a reunião foi bem-sucedida?

a) Os assuntos prioritários foram tratados e foram definidas ações futuras e seus responsáveis.

b) Todo mundo sai da reunião sorrindo.

8. Quanto à participação na reunião:

a) Você procura dar espaço para todos opinarem.

b) A maior participação é de quem fala mais.

9. Quando você avalia que sua participação em uma reunião não é relevante. Você:

a) Conversa com o responsável e decidem juntos.

b) Vai assim mesmo e, durante a reunião, inventa algo para se distrair, como mexer no celular ou laptop.

10. Como você acompanha as ações decididas nas reuniões.

a) Através da memória, é possível saber prazos e responsáveis.

b) Espero que as pessoas que se comprometeram com as ações, me deem retorno.

Se a maioria das suas escolhas foi a letra "b", as reuniões não só atrapalham sua vida, como também não têm utilidade nenhuma. Siga as dicas ao lado e faça as pazes com as reuniões.

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