Como acabar com as reuniões de trabalho entediantes e improdutivas

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Após anos trabalhando com CEOs e executivos em grandes empresas, o consultor norte-americano Jon Carucci não mede as palavras para dizer que “as reuniões são notoriamente uma das realidades mais insuportáveis da vida organizacional”. Segundo ele, em artigo escrito para a Harvard Business Review, funcionários de empresas americanas gastam mais de um terço do seu tempo em reuniões consideradas improdutivas pela grande maioria.

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Abolir celulares para evitar distrações, cronometrar o tempo de fala dos participantes ou fazer reuniões em pé e próximo do horário do almoço. Para o consultor, nem mesmo práticas e técnicas mais bem-intencionadas podem salvar uma reunião que, em primeiro lugar, não deveria estar acontecendo. Essa é a avaliação que precisa ser feita antes de agendar uma reunião, ressalta Carucci.

“Em uma empresa global de produtos de consumo na qual trabalhei, muitas das reuniões permanentes eram de grupos que tinham sido formados anos anteriores e nunca foram dissolvidos à medida que a organização evoluiu e mudou as estratégias”, exemplifica ele. [...] “Na minha experiência, o fato de a maioria das reuniões serem ineficazes é um indicador de que elas não deveriam estar ocorrendo”, acrescenta.

Além que questionar sempre se “Essa reunião é mesmo necessária?”, Carucci sugere observar esses três pontos antes de agendar uma reunião. Confira:

1. Defina o tema e comunique antes

Independente do tipo de reunião, o escopo deve ser claramente definido e reduzido para algumas áreas- chave. Os assuntos a serem discutidos devem ser bem delimitados, assim como o número de profissionais chamados para esses eventos. A equipe executiva define a estratégia e as prioridades e, a partir disso, cada equipe se concentra no trabalho que pode executar de forma exclusiva. Com as responsabilidades bem definidas, todos podem criar agendas de reuniões focadas no que precisavam fazer (e publicá-las com algumas semanas de antecedência). Isso garante que, ao fim, todos estarão devidamente representados na decisões tomadas.

2. Todos precisam participar sempre?

Pode parecer óbvio, mas a frequência e o tempo de uma reunião devem ser proporcionais ao poder de decisão que resulta dela. As equipes e as forças-tarefa que regem as prioridades a curto prazo precisarão se encontrar com mais frequência por períodos de tempo mais curtos, enquanto aqueles que se concentram em prioridades de longo prazo devem se encontrar com menos frequência por longos períodos de tempo.

3. Escolha os participantes e defina métricas

Muitas vezes, os líderes deixam a hierarquia definir quem vai participar da reunião. Por exemplo: se você fez um relatório para o chefe, será chamado para participar e dar suporte a fala dele. Isso que faz com que todos os presentes se sintam na obrigação de falar algo. É assim que as reuniões acabam ganhando o status de inúteis. Pior, sob o pretexto de fazer as pessoas se sentirem “incluídas”, as reuniões se aproximam das cúpulas da ONU, com dezenas de pessoas sentadas em uma sala perguntando-se por que elas estão lá. Somente aqueles que têm algo específico para contribuir – expertise, autoridade sobre recursos, responsabilidade de executar – devem ser chamados. Além disso, também é importante ter métricas que avaliem o quão boa foi uma reunião em comparação aos cumprimento de seus objetivos iniciais.