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Consciência ambiental

Empresas reduzem uso de papel

Escritórios investem na circulação digital de informações em prol da economia financeira e de recursos naturais

  • PorKatia Brembatti
  • [24/07/2012] [21:12]
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Sugestões

Não há motivo para abolir o papel. Ele é útil e necessário. Basta evitar o desperdício. Veja alguns entraves e também algumas recomendações para o uso mais racional e adaptado ao mundo cibernético:

Principais erros

- Imprimir desnecessariamente

- Exigir documentos em papel

- Acreditar que só a guarda física é segura e eficiente

Vantagens

- Redução de uso de matérias-primas (como madeira), de energia, água e de produtos químicos utilizados no processo de produção de papel, além da diminuição no gasto de combustível envolvido na logística e nas despesas de entrega

- Os arquivos digitais têm sistema de procura. Basta digitar uma palavra ou parte dela para encontrar um documento. Nada de ficar procurando documentos em uma pilha de papel

- A empresa vai dispor de mais espaço livre (ou vai poder, por exemplo, alugar uma sala comercial menor) se não precisar armazenar tanto papel

- Economia com móveis de arquivo

- Agilidade operacional

- Acesso remoto

- Ao longo do tempo, diminui custos

Dificuldades

- Disciplina no armazenamento de dados

- Compra de equipamentos e softwares

- Treinamento de pessoal e insistência para alcançar resultados

- Exigências da legislação sobre a guarda de documentos físicos

Dicas

- Procure um sistema eletrônico de controle de documentos. Há softwares gratuitos para pequenas empresas

- Incentive o uso da rede de internet interna (intranet)

- Faça blocos de rascunho com papel que possa ser reaproveitado

- Quando a impressão for indispensável, use os dois lados da folha

12 árvores

são necessárias para produzir uma tonelada de papel. Também são usados muitos produtos químicos. E apenas 37% do que é produzido é reciclado.

540 mil litros

de água, em média, são destinados à produção de uma tonelada de papel. Há também o gasto de combustível nas etapas de transporte.

44 quilos

de papel são consumidos anualmente pelo brasileiro. Praticamente uma árvore por habitante. Nos Estados Unidos, o gasto per capita é de 200 quilos de papel por ano.

Você vai imprimir um documento? Então, pense de novo. A ideia de que é preciso conter os desperdícios em prol da economia de recursos naturais ganha espaço, mas exige esforços e mudanças culturais. Iniciativas que visam a reduzir o consumo de papel promovem alterações que já começam a ser percebidas nos escritórios: menos armários para arquivos e mais circulação digital de informações.

Aproximadamente 35% das empresas norte-americanas adotaram medidas efetivas para a redução do uso de papel, aponta um levantamento elaborado pela AIIM, organização não governamental que reúne profissionais de informação. De acordo com Jorge Edison Ribeiro, especialista em gestão de processos, ainda não há um estudo preciso sobre os hábitos de consumo de papel no ambiente corporativo no Brasil, mas ele percebe uma proporção semelhante à estadunidense nos escritórios em Curitiba.

Ribeiro destaca que, num mundo tão digital, muito papel ainda está sendo desperdiçado por falta de costume em lidar com novas práticas no cotidiano de trabalho. Assim, 45% dos documentos que são escaneados acabam sendo impressos. Muitas pessoas ainda se sentem mais confortáveis com o documento em meio físico ou sofrem da síndrome de São Tomé: precisam tocar para acreditar.

"O que freia o processo de redução de uso de papel é a falta do conhecimento das tecnologias existentes", aponta Ribeiro.

Segundo ele, é preciso vencer a desconfiança sobre o arquivamento digital. Sistemas de senhas de diferentes níveis de acesso e espelhamentos (backups) são estratégias para garantir que os documentos das empresas estão seguros. Ribeiro lembra que perder arquivos em papel, por incêndio, deterioração ou extravio, é uma possibilidade que muitas vezes é ignorada. "A pessoa guarda e nunca mais usa o documento de forma eficiente", salienta Ribeiro.

O especialista comenta que órgãos públicos estão na dianteira no processo de informatização. O abandono do formulário físico de declarações de Imposto de Renda e iniciativas para notas fiscais eletrônicas e processos judiciais em meio digital são exemplos. É preciso investir em equipamentos e programas de computação, treinar os funcionários e investir em campanhas de conscientização.

Comodismo e falta de conhecimento

Desconhecimento e comodismo são as principais barreiras para que empresários adotem práticas ambientalmente mais responsáveis, defende Cristiane Baluta, coordenadora de Meio Ambiente da Câmara de Comércio e Indústria Brasil-Alemanha em Curitiba. Ela defende que empresas de qualquer tamanho têm espaço para adotar medidas de restrição de desperdício de papel. "Ainda falta confiança do empresariado nos sistemas digitais", comenta. Mas a desconfiança estaria minguando. Cristiane conta que os empresários estão cada vez mais procurando consultorias para aplicar práticas sustentáveis ao ambiente de trabalho.

Para a coordenadora, o primeiro passo para reduzir desperdícios é fazer uma análise de todo o processo de consumo de materiais de expediente. Além da economia de recursos ambientais, como árvores que deixarão de ser cortadas ou espaço de armazenagem que não será mais necessário, o gestor deve ficar atento às possibilidades de redução de despesas e de ganhos de operacionalidade no trabalho.

Digitalização ajuda ambiente e diminui custos

As empresas que investem em sistemas de automação, armazenamento digital e redução de desperdício de papel comprometem menos o meio ambiente e ainda economizam dinheiro. Só em 2011, a operadora de planos de saúde Amil deixou de gastar R$ 6,2 milhões em folhas de sulfite. Em comparação com o volume consumido em anos anteriores, foram 72,9 milhões de folhas do tamanho A4 a menos. A quantidade de papéis caiu 30%. O processo de digitalização, chamado de Paperless, está em curso há quatro anos e envolve funcionários, clientes e fornecedores.

Odete Freitas, diretora de Sustentabilidade, explica que a burocracia envolvida em uma empresa de saúde é grande. "Não dá para abrir mão de alguns documentos em papel, em função de questões de lei", diz. Mas algumas medidas foram facilmente substituídas. O livro de médicos e serviços credenciados, que era entregue a cada novo usuário, foi substituído por uma lista na internet. "Até a atualização é mais prática", comenta.

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