Para as gerações mais novas, falar de email em 2017 não faz o menor sentido. Imagine pagar por email, então — aí sim parece papo de maluco. Contudo, estamos em tempos onde nunca foi tão bom usar o email como forma de comunicação. Raciocinem comigo:

1) toda a conversação supérflua, os PowerPoints “edificantes” e as correntes migraram para as redes sociais;
2) o spam não desapareceu, mas diminuiu consideravelmente; no meu servidor, em especial, caiu 40% comparado a 2007;
3) o famigerado email marketing ficou mais inteligente, já que finalmente compreendeu-se que a comunicação intrusiva espanta clientes ao invés de atraí-los;
4) no ambiente profissional, o email tem suporte legal e caráter documental;
5) os principais serviços de email, mesmo os gratuitos, melhoraram MUITO; destaque para o Gmail e o Outlook.com (ex-Hotmail)
6) os apps de email também evoluíram e se tornaram excelentes gerenciadores de projetos. E é disso que falarei especificamente neste post.

Conta gratuita ou domínio próprio?

Para a maioria das pessoas uma conta de email em algum serviço popular gratuito é mais que suficiente para administrar a vida. Se você possui um negócio, talvez seja mais interessante registrar um domínio, pois transmite mais credibilidade. Redes sociais são instáveis: a rede popular hoje poderá ser a decadente de amanhã, por isso não é aconselhável deixar sua empresa totalmente na mão delas. Sem contar os dissabores de ter que seguir regras de terceiros. Ao contrário do que muitos acham, não é caro manter um domínio próprio. Até o Google oferece o serviço em sua plataforma G Suite.

Se você é funcionário de uma empresa que oferece uma conta de email profissional, use-a somente para fins profissionais. Tenha uma conta pessoal separada. Sei que é meio óbvio dizer isso, mas mesmo que você esteja falando de assuntos PESSOAIS com colegas da EMPRESA, o lugar disso é FORA da empresa. Recentemente acompanhei uma encrenca corporativa que terminou muito mal, com demissões e até divórcios litigiosos. Porque tudo circulou nos servidores da empresa…

Para quem é da área acadêmica e pesquisa e também atua na iniciativa privada, é interessante criar uma terceira conta, separada da empresarial, só para fins acadêmicos. Muitas universidades fornecem conta com o domínio próprio, uma exigência de portais, fóruns e revistas científicas para comprovar que você realmente pertence àquela instituição.

Aplicativos para organizar e automatizar emails

Fazendo um retrospecto dos aplicativos de email com os de 10 anos atrás, percebi mudanças interessantes. À época, eu usava o software mais poderoso disponível para Windows Mobile, chamado FlexiMail, que se integrava à solução de agenda chamada Pocket Informant, ambas do mesmo fabricante. Era possível criar tarefas na agenda a partir de emails do Flexmail, o suprassumo da sofisticação numa época em que não havia iPhone nem Android. De resto, falar em “organizar emails” era meramente colocá-los em pastas.

Fora do mundo Gmail, há outros aplicativos que funcionam com os demais serviços (iCloud, Outlook, Yahoo etc.) e protocolos de email, incluindo IMAP (das contas com domínio próprio). Os destaques são os excelentes e gratuitos Astro (para iOS, Mac e Android) e Spark (para iOS e Mac). Eles contam com algumas ferramentas do Inbox, como criar lembretes e adiar mensagens.

Newton

Ano passado conheci aquele que viria a ser minha solução favorita definitiva: o CloudMagic. Seu diferencial: a integração com diversos serviços de terceiros, como Trello, Todoist, OneNote, Evernote, Pocket e muito mais.

Assinei. E consegui de volta as amadas ferramentas premium, que no app se chamam “Turbinadores”. A função de adiar é uma das mais úteis. Gosto de usá-la principalmente para tarefas de ordem financeira:

Mas a integração com aplicativos de terceiros é a cereja do sundae, o motivo maior da decisão da assinatura. A um simples toque, envio mensagens para o Todoist como tarefas (podendo definir data, hora, projeto e prioridade) ou ao Evernote como notas, muito útil para anexos em PDF, vouchers, solicitações de entrevistas e muito mais:

A lista de serviços integrados é bem grande. Basta colocar suas credenciais nos que você pretende usar:

Também ajudam muito na produtividade as ferramentas enviar mais tarde, para agendar envios, e lembrar se não responder. Costumo enviar muitas solicitações para assessorias e desenvolvedores, e às vezes ficava perdida aguardando respostas.

Além disso, as conhecidas funções de desfazer envio e recibos de leitura fazem parte da assinatura do serviço.

Uma funcionalidade exclusiva do Newton é a busca pelo perfil do remetente. Se você não sabe quem é a pessoa que mandou certo email, basta clicar sobre o ícone do nome dela que o Newton se encarregará de procurá-la no LinkedIn, Twitter e Facebook:

E vocês, possuem dicas bacanas para administrar melhor seus emails? Compartilhe nos comentários!